В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно указывается трудовая функция.
Необходимо ли в трудовом договоре работника дублировать должностные обязанности из его должностной инструкции, или достаточно при указании трудовой функции сделать ссылку на должностную инструкцию (например, "работник обязуется лично выполнять указанную работу в соответствии с условиями должностной инструкции")? Является ли должностная инструкция обязательным документом, если трудовая функция работника будет прописана в его трудовом договоре?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в трудовом договоре будет содержаться указание на то, что должностные обязанности работника определены в должностной инструкции, то дублировать в трудовом договоре содержание должностной инструкции в части круга должностных обязанностей не требуется. При перечислении должностных обязанностей непосредственно в трудовом договоре наличие отдельной должностной инструкции по соответствующей должности не обязательно.

Подписывая официально бумаги при принятии на работу, необходимо быть полностью компетентным в положениях трудового законодательства РФ. Тогда не возникнет всевозможных недоразумений на рабочем месте при исполнении прямых обязанностей, нежелательных разбирательств, конфликтных ситуаций и неоднозначного положения дел. Для этого рекомендуется более подробно ознакомиться с основными положениями ТК, с общепринятой процедурой для приема на работу новых сотрудников. Узнайте, что представляют собой должностная инструкция и трудовой договор, официально подписываемые соискателем на вакантную должность, при приеме на работу.

Разрабатываемая в качестве нормативного локального акта, должностная инструкция представляет важный норматив, где:

• Содержится точная информация о трудовых функциях сотрудника;
• Расписываются должностные обязанности и круг охвата работников организации, других подразделений в структуре организованных процессов;
• Устанавливается предел ответственности для конкретного должностного лица;
• Предъявляются соответствующие требования к обозначенному уровню квалификации;
• Прописываются общие положения к занимаемой должности, ограничения и установленные правила на рабочем месте для инструктируемого сотрудника организации.

Рассматриваемый документ формируют в виде нормативного акта, где прописываются в стандартной форме все требования, что предъявляются к специалистам, в соответствии с занимаемой должностью. Если это должностная инструкция – приложение к трудовому договору, существующие положения действуют только по отношению к лицу, указанному в подписанном соглашении.

Когда должностная инструкция является дополнением трудового договора?

Для полного ознакомления с официальными полномочиями, чтобы сразу знать общие требования и положение дел, нужно заранее ознакомиться с уже утвержденной инструкцией на вакантную должность. Этот акт утверждается руководством организации заранее. И если должностная инструкция как приложение к трудовому договору – с ней будущего работника должны ознакомить предварительно, чтобы полностью соблюсти формальности по трудоустройству на территории РФ. С ней принимаемого на работу сотрудника знакомят под роспись, еще до того, как подписан трудовой договор.

Для локального акта, такой документ распространяется на всех сотрудников, которым приходится занимать утвержденную должность. Это следует из общего положения ТК РФ (ч. 3, ст. 68). В инструкции определяется общий вид деятельности сотрудника, принятого на работу. Когда на новое место принят специалист, а должностные полномочия и обязанности утверждены после подписания трудового договора, ответственное лицо может ознакомить работника в течение последующих 3 дней с момента заключения трудового соглашения.

Существует множество нюансов относительно того, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору и требуется не только с ней ознакомиться под роспись. В заполняемом журнале, где ведется учет ознакомления с такими актами, ответственные лица должны указать на бумажном носителе, полные реквизиты нормативного документа. В Трудовом кодексе не обозначен статус должностной инструкции и, если трудовой договор выступает в качестве официального документа, то нормативный акт носит привязку к руководству определенной организации или ее подструктурам.

Какие требования к заполнению приложений к трудовому договору: должностная инструкция и ее корректировка

Если вносятся дополнения в трудовое соглашение (договор), необходимо придерживаться аналогичных изменений и в инструкцию к занимаемой должности. Выступая частью трудового соглашения, этот документ оформляется в полном соответствии с действующими нормами, правилами, заполняется на стандартной форме бланка. Разрабатывают должностную инструкцию с учетом положений и требований ТК РФ, а также в полном соответствии с нормами ЕКСД (Единый квалиф. справочник должностей).

При расхождении данных в приложении к трудовому договору и должностной инструкцией, в образец нормативного акта могут вноситься корректные изменения. Основными будут считаться положения трудового соглашения. Чтобы не возникло разногласий, в случаях, когда инструкцию под определенную должность разработали после подписания трудового соглашения, договор оставался в силе, закон требует подписания соответствующего дополнения к согласованному и скорректированному документу.

Существующий порядок по оформлению дополнений к трудовому соглашению в РФ прописан в ст. 72 ТК. Конкретного срока для подписания дополнительных соглашений к трудовому договору законодательством не установлено. Неизменно придерживаясь законодательной базы, чтобы избежать конфликтов, спорных ситуаций, предлагается заранее ознакомиться с должностной инструкцией. При ее подписании согласуйте все нюансы с стандартной формой трудового договора.

Можно ли сотрудников знакомить с должностной инструкцией не в день приема на работу, а спустя 2-3 дня? Можно ли подписи работников фиксировать в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, или обязательно нужно ставить подпись в должностной инструкции?

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Как отмечается в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, может быть разработана в виде локального нормативного акта, а может действовать в качестве приложения к трудовому договору, заключаемому с конкретным работником. В последнем случае такая должностная инструкция действует только в отношении конкретного работника, с которым заключен такой (смотрите также письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Должностная инструкция, как локальный нормативный акт

Право принимать локальные акты принадлежит работодателю (часть первая ст. 8 ТК РФ). Порядок, сроки разработки и утверждения такого документа, а также порядок внесения изменений в локальный нормативный акт трудовым законодательством не урегулированы.

Должностная инструкция, как локальный нормативный акт, распространяется на всех работников, принятых на соответствующую должность. Согласно части третьей ст. 68 ТК РФ с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, работодатель обязан ознакомить работника под роспись еще до подписания трудового договора.

Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ не устанавливает. В ст. 22 ТК РФ сказано лишь, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Следовательно, ознакомление вновь принятого сотрудника с должностной инструкцией, утвержденной работодателем уже после приема его на работу, может быть произведено и спустя 2-3 дня со дня заключения трудового договора.

Если же должностная инструкция уже действует на момент приема работника на работу, ознакомление с ней должно осуществляться до подписания трудового договора. Несоблюдение этого требования будет являться нарушением трудового законодательства.

Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами работодателя ТК РФ не установлен. В указанных выше нормах сказано лишь, что ознакомление осуществляется под роспись. Следовательно, работодатель может избрать любой способ, при котором у него останется бумажный носитель (возможно, в том числе и журнал) с подписью работника, свидетельствующий о том, что расписавшийся знаком с текстом локального нормативного акта. Необходимо учитывать, что если подпись ставится не на самой инструкции, а в соответствующих журналах, листах ознакомления и т.п., в них должны быть полностью указаны реквизиты данной должностной инструкции.

Должностная инструкция, как приложение к трудовому договору

Трудовой Кодекс РФ не упоминает об оформлении приложений к трудовому договору и не регламентирует статус этих документов. Полагаем, что должностная инструкция, если она является приложением к трудовому договору, является неотъемлемой частью трудового договора, следовательно, правила о порядке заключения и внесении изменений в трудовой договор в полной мере распространяются и на его приложения. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой - хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Таким образом, в случае, когда стороны в трудовом договоре указывают на то, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, следует говорить не об ознакомлении работника с должностной инструкцией, а о подписании работником и работодателем двух экземпляров должностной инструкции, являющихся частью трудового договора, и передаче одного из них на руки работнику, вместе с экземпляром трудового договора.

Поскольку в трудовом законодательстве не упоминается о приложениях к трудовому договору, нормативного обоснования необходимости подписания должностной инструкции в виде приложения к трудовому договору в день заключения трудового договора мы не найдем. Мы полагаем, что, если в тексте трудового договора содержится упоминание о том, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, являющимся его неотъемлемой частью, такая должностная инструкция должна быть подписана обеими сторонами одновременно с трудовым договором.

Однако, чтобы сделать должностную инструкцию частью трудового договора уже после его заключения, стороны должны подписать соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору в порядке, установленном ст. 72 ТК РФ. Минимальные и максимальные сроки для заключения такого дополнительного соглашения законом не установлены.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Инчин Денис

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела договоров

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника (руководителя) отдела договоров (далее - Работник) ______"__________________".
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Работодателя.
1.3. Работник подчиняется непосредственно ________________________.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование, стаж работы в экономических подразделениях АС не менее 3 лет.
1.5. Работник должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы, определяющие производственно-техническую и финансово-экономическую деятельность АС;
- организационную структуру управления АС;
- перспективы технического и экономического развития АС;
- порядок разработки и утверждения планов производственно-технической и финансово-экономической деятельности АС;
- организацию финансово-экономической деятельности АС;
- экономические методы управления;
- порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
- экономику, организацию производства, труда и управления;
- требования к организации работ на АС;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила по охране труда и пожарной безопасности.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Работник:
2.1.1. Руководит работами по подготовке проектов договоров, сопровождает их заключение и контролирует исполнение.
2.1.2. Рассматривает поступающие претензии и обеспечивает подготовку мотивированных ответов.
2.1.3. Осуществляет подготовку документов для направления претензий контрагентам в случае невыполнения ими договорных обязательств.
2.1.4. Обеспечивает проверку документации, представленной контрагентами, подготовку заключений, составление протоколов разногласий при возникновении возражений по отдельным условиям договоров.
2.1.5. Рассматривает протоколы разногласий, направленных контрагентами, а также предложения по изменению и дополнению заключенных договоров.
2.1.6. Принимает меры по досудебному урегулированию разногласий при полном или частичном несогласии с предложениями контрагентов по изменению условий договоров, подготавливает встречные предложения и претензии к контрагентам.
2.1.7. Осуществляет контроль выполнения подразделениями атомной станции (АС) и контрагентами условий договоров.
2.1.8. Руководит проведением анализа требований контрагентов, содержащихся в претензиях.
2.1.9. Возглавляет работу по сбору и систематизации данных о контрагентах, составлению и ведению реестра поставщиков.
2.1.10. Организует изучение практики заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров в целях обеспечения соответствия условий договоров интересам АС и контрагентов, установления необходимости внесения в договоры корректировок, связанных с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуации в отрасли и на товарном рынке (дополнительных санкций и технических решений и т.д.).
2.1.11. Обеспечивает подготовку и поддержание квалификации работников отдела договоров.
2.1.12. Руководит работниками отдела договоров.

3.1. Работник имеет право:
- на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
- на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
- на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
- на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
- на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
- на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
- представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Работник несет ответственность за:
4.1.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.1.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.1.2. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
4.1.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Рады приветствовать Вас на нашем сайте, который посвящен Должностная инструкция начальника отдела организации и оплаты труда , должностная инструкция начальника территориального отдела.

Многие, скорее всего, скажут, что должностная инструкция в организации не нужна. Однако при наличии грамотно составленной инструкции она действительно помогает в организации рабочих процессов и деятельности фирмы. Просто необходимо подойти к ее разработке со всей ответственностью и скрупулезностью.

Работодатель на свое усмотрение разрабатывает и утверждает должностные инструкции. Трудовым законодательством не предусмотрена ответственность за их отсутствие в организации.

Однако для работодателя данный факт может повлечь довольно неприятные последствия, которые не позволят:

• распределить трудовые функции между работниками;
• обоснованно отказать в приеме на работу;
• оценить сотрудника в период испытательного срока;
• временно перевести сотрудника на другую работу;
• следить за добросовестностью и полнотой выполнения трудовых обязанностей.

В трудовом законодательстве не содержится определения должностной инструкции. Роструд в письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 указал, что этот документ является локальным нормативным актом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности.

Таким образом, должностная инструкция необходима для четкого регламентирования трудовой функции сотрудника, должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, а также порядка взаимодействия с другими работниками и подразделениями, полномочий и порядка замещения отсутствующего сотрудника.

Инструкция обеспечивает равномерное разделение обязанностей, распределение работ (заданий, поручений), возможность контроля работников.

Должностная инструкция является необходимым помощником при подборе персонала и контроле сотрудников. Она помогает при обучении только что нанятых работников: их легче мотивировать к качественному исполнению возложенных на них обязанностей. Сокращается период вхождения в должность, так как в инструкции четко прописаны уровень подчиненности, что сотрудник должен делать, какие права имеет, в каких пределах и за что отвечает.

Использование инструкции будет полезно при определении степени вины в совершении дисциплинарного проступка, так как на основании содержания инструкции устанавливается, насколько полно и точно работник выполнял свои трудовые функции и следовал содержащимся в ней положениям.

Руководителю инструкция поможет контролировать обязанности, выполняемые сотрудниками. Часто бывает, что работник исполняет трудовые функции, не отраженные в должностной инструкции.

Должностная инструкция пригодится в спорах с налоговой для обоснования затрат на привлечение сторонних специалистов.

Дополняем трудовой договор

Инструкция тесно взаимосвязана с трудовым договором.

В основном в договоре только в общих чертах описываются обязанности работника, и, чтобы избежать спорных ситуаций, желательно в тексте сделать ссылку на должностную инструкцию, соответствующую занимаемой должности.

При этом работодатель может включить в трудовой договор все положения инструкции. Это не очень удобно, так как увеличивается объем договора и затрудняется восприятие его положений.

У должностного распоряжения должна быть четкая структура, а изложение положений максимально простым.

Определяем содержание

Законодательством не утверждены ни порядок разборки инструкции, ни ее содержание. Следовательно, работодатель самостоятельно решает, что в ней писать. Однако из этого не следует, что все положения должны браться «из воздуха».

Внимание

Для разработки должностного предписания лучше всего применять положения квалификационных справочников, которые изменяются в соответствии с требованиями и условиями работы.

Применяются и требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В соответствии с данным ГОСТом инструкция должна содержать название организации; наименование вида документа; дату составления и подписания; регистрационный номер; место составления или издания; гриф утверждения (надпись «Утверждаю», дата, подпись); заголовок к тексту; текст; подпись; гриф и визы согласования (надпись «Согласовано», наименование должности лица, с которым производится согласование, дата, подпись); отметку об ознакомлении; отметку о заверении копии, если ее нужно представить в какой-либо орган.

Инструкция может состоять из следующих разделов:

1) общие положения;

2) требования к квалификации;

3) должностные обязанности;

4) права работника;

5) ответственность работника.

В первом разделе указывается точное наименование должности, уровень оплаты труда работника, замещающего должность, условия премирования. Кроме этого, устанавливается порядок назначения и освобождения от должности, кому непосредственно подчиняется работник, наличие и состав подчиненных.

Необходимо установить порядок замещения сотрудника в период его временного отсутствия (болезнь, отпуск, командировка и т. д.) и возможность совмещения должностей.

Во втором разделе необходимо установить требования к стажу, образованию, опыту работы и необходимым знаниям для замещения должности. В нем же перечисляются документы, которыми надо руководствоваться при выполнении трудовых обязанностей.

В третьем разделе подробно прописывается, что и как должен делать работник, определяется перечень конкретных задач, работ, операций, указывается форма участия работника в управленческом процессе (руководит, утверждает и т. д.).

Все обязанности должны быть прописаны подробно, так как это поможет избежать спорных ситуаций как с работниками, так и с контролирующими органами.

В четвертом разделе указываются права, которыми наделен работник в соответствии с занимаемой должностью, отражаются взаимоотношения с другими подразделениями (отделами) организации и должностными лицами.

В пятом разделе определяется порядок привлечения к ответственности, указываются ее виды и мера наказания, критерии оценки результатов труда работника, полномочия руководства по привлечению работника к ответственности.

К сведению

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то изменения в нее лучше всего вносить одновременно путем подготовки дополнительного соглашения. Все изменения должны быть согласованы.

Роструд в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 указал, что работодатель не может включить в должностную инструкцию положение, которое обязывает сотрудника уволиться по каким-либо причинам.

Вводим в действие

Если руководство принимает решение о необходимости должностной инструкции, то надо оформить приказ. В нем перечисляются должности, для которых надо написать инструкцию, и указываются уполномоченные лица по ее разработке.

Разработкой инструкции обычно занимаются кадровая служба или непосредственные руководители сотрудников.

Данные уполномоченные лица составляют проект инструкции и отправляют его на согласование с юристом (юридическим отделом). Это дает возможность удостовериться, что положения документа не противоречат законодательству и не нарушают права сотрудника.

При необходимости должностная инструкция может быть согласована с другими подразделениями организации, руководителями.

Если этот этап не пройден, то инструкция возвращается на доработку.

Если документ согласован, то его следует утвердить. Руководитель издает приказ об утверждении трудовой инструкции. На самой инструкции необходимо написать «Утверждаю», дату утверждения и проставить подпись руководителя. При этом делается сразу несколько экземпляров инструкции: для руководителя, отдела кадров, бухгалтерии, работника.

Приобщаем к делу

После того как инструкция утверждена, работников необходимо с ней ознакомить. Это может сделать как руководитель, так и уполномоченное лицо (например, работник кадровой или юридической службы). Проведение данной процедуры может быть организовано в индивидуальном или общем порядке.

Факт ознакомления работника с инструкцией должен быть зафиксирован. Это делается при помощи листка ознакомления, который может быть частью инструкции или приложением к ней. В данном листке сотрудник должен проставить дату и подпись.

Можно отметить факт ознакомления с инструкцией и в трудовом договоре.

Это важно

Если проигнорирована обязанность по ознакомлению сотрудника с должностной инструкцией, то работодателя могут привлечь к административной ответственности в виде наложения штрафных санкций.

Если работник отказывается подтверждать, что он ознакомился с инструкцией, то необходимо составить об этом акт. После его составления работодатель может требовать от сотрудника выполнения обязанностей, которые на него возложены должностной инструкцией.

Вносим изменения

Изменения в инструкцию вносятся, если надо перераспределить должностные обязанности между несколькими сотрудниками, усовершенствовать организацию труда, увеличить объем выполняемых работ и т. д.

Если в результате вносимых изменений затрагиваются только обязанности работника, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, то оформляется дополнение к документу.

В письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 указано, что при внесении дополнений в должностную инструкцию, которые связаны с изменением обязательных условий трудового договора, работодатель обязан заблаговременно сообщить о них работнику письменным уведомлением. Только после согласия трудящегося выполнять новые трудовые функции изменения вносятся в должностную инструкцию путем разработки новой редакции.

Оформляется дополнительное соглашение, если изменения вносятся в инструкцию, которая является частью трудового договора или приложением к нему. Все вносимые изменения также должны пройти процедуру согласования и ознакомления.

Сверяем факты

Проверка состояния и наличия должностных инструкций осуществляется в рамках внутреннего контроля деятельности организации. Чаще всего данная функция возлагается на кадровую службу.

В рамках проверки определяется соответствие трудовых функций и обязанностей, которые закреплены в инструкции, с фактически осуществляемыми работником.

Проверяется наличие инструкции на каждого работника, для которого она предусмотрена. Все наименования должностей, отделов должны соответствовать штатному расписанию.

Такую проверку следует производить один раз в год.

Используем в спорах

Должностная инструкция незаменима в решении трудовых споров, связанных с увольнением по инициативе работодателя.

Организации важно обосновать мотивы увольнения. Должностная инструкция в этом работодателю и поможет, так как в ней расписана трудовая функция сотрудника.

Инструкция незаменима при обосновании «налоговых» затрат на привлечение сторонних специалистов в расходы.

Обоснованность данных затрат можно установить при предъявлении договора с данным работником, должностных инструкций, существующих на фирме, штатного расписания. При анализе этих документов можно прийти к выводу, что привлечение стороннего специалиста необходимо, даже при наличии в организации специалиста с идентичной должностью, так как название может быть одинаково, а обязанности совершенно разные.