Под юридической силой любого документа принято понимать способность материального носителя с зафиксированной на нем информацией самостоятельно или в сочетании с другими документами вызывать определенные юридические последствия. Именно юридическая сила документа определяет его правовое значение и возможность использования в качестве доказательства в суде.

ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет юридическую силу документа как свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Итак, юридическая сила документа трактуется как:

• 1) место в общей иерархии нормативных правовых актов
• (закон, постановление, указ, инструкция и т.д.);
• 2) обязательность, основанная на принципе законности;
• 3) компетенция органа, издавшего акт.

Помимо этого, во всех случаях документ должен быть оформлен в установленном порядке, а также исходить от лица, уполномоченного на его создание.

ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Электронные документы. Общие положения", введенный в действие приказом Ростехрегулирования от 22 июня 2006 г. № 119-ст , установил, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной . Причем в реквизитную часть могут вноситься и дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения электронного документа. Номенклатура дополнительных реквизитов и правила их удостоверения устанавливаются нормативными документами самого предприятия.

В связи с этим особое значение имеет прежде всего реквизитная часть любого документа. Рассмотрим ее подробнее.

Содержание документа и его юридическая форма всегда увязаны с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших и заверивших документ и позволяющих их идентифицировать. Реквизиты, в свою очередь, увязаны с внешней и внутренней формой представления документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет реквизит документа как обязательный элемент его официального оформления.

Ориентиром для правильного оформления документов и включения в их содержание необходимых атрибутов является ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549 . Среди реквизитов данный ГОСТ называет регистрационный номер документа; регистрационную дату; подпись (код) лица, ответственного за изготовление документа или утвердившего документ; содержание документа; наименование организации - создателя документа; местонахождение организации и др. Следует отметить, что ГОСТ 6.10.4-84 также допускает введение в документ на машинном носителе дополнительных реквизитов.

Существует постоянная часть реквизита документа (неизменная часть документа, наносимая при его изготовлении) и переменная часть реквизита (изменяемая часть реквизитов документа, вносимая при его заполнении).

Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность или недействительность электронного документа. Если содержательная или реквизитная часть документа искажена, документ может быть сфальсифицирован. Такой неистинный документ в ряде случаев влечет неблагоприятные последствия для своего составителя или предъявителя. Например, в случае обнаружения фальсификации или подлога такого документа наступает негативная юридическая ответственность лиц, совершивших подобные действия. В частности, административная ответственность предусмотрена КоАП РФ в ст. 14.13 (фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов); ст. 19.23 (подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт); уголовная ответственность вытекает из ст. 186,187, 233, 292, 327 УК РФ.

Реквизиты традиционных документов . Юридическая сила официального документа обеспечивает наличие необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются наличие самого текста, подпись, дата изготовления (составления), наименование организации - автора документа, код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, дата, индекс, текст, визы, подпись должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.

Реквизиты электронного документа . Электронный документ должен иметь более широкий спектр реквизитов, называемых метаданными, по сравнению с традиционными, бумажными документами. Это обусловлено тем, что современные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляя никаких следов на машинном носителе, поэтому, чтобы обеспечить достоверность электронного документа, нужны дополнительные как правовые, так и технические механизмы защиты. Обозначим лишь некоторые из них:

• 1) снабжение документа ЭП;
• 2) наличие иного аналога собственноручной подписи, например ЭГП, которая представляет собой электронный аналог традиционных печатей, штампов, собственноручных подписей (факсимиле). В частности, ЭГП может сразу ставиться в текстовый и графический документ редактора Word, не требуя дополнительного распечатывания и сканирования документа. Таким образом, документ, подписанный ЭГП, дополнительно защищается от редактирования и незаконного копирования;
• 3) подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции).

Реквизиты совместно с содержанием придают документу некоторую определенность и несут дополнительную информацию. Благодаря этим атрибутам документу придается волевая направленность; это происходит, например, в момент подписания сетевого договора сторонами. Реквизиты служат доказательством того, что информация, включаемая в содержание документа, подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, от имени которого документ подписан и выпущен в гражданский оборот.

Анализ показал, что признаками юридической силы документа являются:

• 1) идентификация лица, подписавшего (составившего) документ;
• 2) наличие реквизитов (подписи, печати, другие выходные данные);
• 3) возможность использования документа в качестве доказательства в суде; документ с реквизитами способен удостоверять те или иные факты, что не позволяет его бесконтрольно менять, удалять сведения.

Итак, юридическая сила электронного документа определяется наличием необходимых атрибутов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Вместе с тем электронный документ имеет и свои специфические особенности, обусловленные иной технологией его изготовления и обращения. Основное отличие электронного документа в том и заключается, что в нем или на нем невозможно собственноручно письменно расписаться.

• ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.
• ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП 1) - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

· простота внесения изменений в документ;

· возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные 2) ;

· возможность использовать заранее заготовленные формы;

· более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

· экономия бумаги;

· более высокая компактность архивов;

· более простой контроль информационных потоков;

· большая скорость поиска и извлечения информации;

· возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рис 3.22 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рис. 3.22. Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на рис. 3.20.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

Материал для документирования. Его развитие.

Классификации документов. Виды и методы.

Требования к конструированию бланков документов. Виды бланков.

Формуляр документа. Порядок оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.

Понятия “унификация” и “стандартизация” документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх в.

Порядок согласования и утверждения документов, варианты и порядок оформления.

Алгоритм подготовки документа.

Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.

Характеристика состава и область применения организационных документов; требования к их составлению и оформлению.

Характеристика состава и область применения распорядительных документов; требования к их составлению и оформлению.

Характеристика состава и область применения информационных документов (объяснительных и докладных записок (внешних и внутренних), справок, акта); требования к их составлению и оформлению.

Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности писем, телеграмм, телефонограмм.

Документирование коллегиальной деятельности. “Сценарий” подготовки и проведения совещания. Документы, создаваемые в процессе подготовки совещания. Требования к составлению и оформлению протокола.

Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работы.

Формы организации делопроизводства (документационного обеспечения управления). Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений.

Регламентация должностных обязанностей работников службы доу. Требования к структуре и составу информации должностной инструкции.

Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок составления и оформления.

Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота.

Технология обработки входящих документов.

Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

Порядок подготовки и обработки исходящих документов.

Организация контроля исполнения документов и поручений.

Организация текущего хранения дел. Номенклатуры дел: виды, порядок составления, особенности оформления.

Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Первичные и сложные комплексы документов, виды сложных комплексов.

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение, развитие экспертизы. Принципы, критерии экспертизы ценности документа.

Порядок документирования и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию.

Определение понятий “объект” и “субъект” оргпроектирования. Теоретические основы организации, планирования и проектирования систем управления

Основные стадии (этапы) оргпроектирования, особенности каждого из этапа.

Виды норм труда и нормативов. Методы их обоснования и разработки.

Понятие цели. Процесс установления целей организации. Система целей организации.

Проектирование организационной структуры. Разделение и кооперация управленческого труда. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

Организация рабочих мест персонала управления в системе доу. Диагностика и проектирование условий труда работников в системе доу.

Основные направления и функции подсистемы управления персоналом. Разработка системы найма и отбора персонала.

Система обучения и продвижения персонала. Система оплаты и мотивации персонала.

Кадровая информационно-документационная система.

Документационное обеспечение приема работника на работу.

Документационное обеспечение движения персонала.

Документационное обеспечение увольнения работника.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Понятие информационного обеспечения управления, его структура.

Назначение и структура унифицированных систем документации (усд).

Цели и методы унификации управленческих документов.

Информационный менеджмент как методология информационного обеспечения управления

Значение международных стандартов и нормативных документов в области работы с электронными документами и асдоу

Российская законодательная и нормативная правовая база в области работы с электронными документами и ас доу

Электронный документооборот: возможности, достоинства, недостатки.

Формирование электронного архива: правовая основа, процедура, перспективы.

Анализ рынка ас доу в России: классификации, основные игроки, тенденции развития.

Предпроектное обследование организации для внедрения ас доу.

Документационное сопровождение процедуры внедрения ас доу.

Экономическая эффективность электронного документооборота и метода ее расчета.

Правовой статус и возможности электронной почты в ас доу.

Концепция «электронного правительства»: теория, российская практика, законодательное обеспечение реализации в России.

Типология электронных систем управления документами.

Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.

Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.

Автоматизированное рабочее место (арм): понятие, принципы построения.

Понятие и типология информационных технологий доу.

Справочные системы правовой информации.

Информационные технологии защиты документной информации.

Прикладные программы автоматизации управления кадрами.

Применение баз данных в организации документооборота.

Информационные технологии хранения документов.

1. Обеспечение юридической силы электронных документов. Правовой статус электронного документа.

Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа - это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.

Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.

Электронный документ может и должен иметь правовой режим, уравнивающий его с традиционными документами.

Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

регистрационный номер;

регистрационную дату;

подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

наименование организации -- создателя документа;

местонахождение организации -- создателя документа или почтовый адрес.

Благодаря тому, что был принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Юридическую силу электронных документов можно обеспечить исполнением специальной юридической процедуры – формированием сигнатуры электронной подписи, признанной участниками взаимодействия или легитимированной нормой закона и регламентированной НПА. Юридическая сила электронных документов обеспечивается путем установления полномочий лица, создающего документ (его правовой статус), и совершения этим лицом процедуры подписывания – включения электронной подписи как аналога собственноручной подписи лица в структуру электронного документа.

1. Обеспечение сохранности и достоверности документной информации.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

Предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;

Оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

Применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

Созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов условно можно разделить на три вида:

Обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

Обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

Обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Для хранения электронных документов в пределах 5 лет вполне надежны любые современные носители информации

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в случае возможного использования электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R - оптические диски с однократной записью информации.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 10–15 лет.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных носителей необходимо специальное оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей - электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т. п.

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:

1. Подписать . Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
2. Подписать простой или .

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и

Физическому лицу при оформлении права на электронную подпись особым удостоверяющим центром выдается сертификат такой подписи. Человек получает при этом два ключа: открытый и закрытый. Посредством закрытого ключа можно быстро генерировать электронную подпись и подписать документ. Открытый ключ иначе называют ключом проверки. Его функция - подтверждение подлинности подписи.

Законодательство различает три вида электронной подписи:

• простую;
• усиленную неквалифицированную;
• усиленную квалифицированную.

Юридическая сила электронной подписи

Закон «Об электронной подписи» устанавливает, что документ в электронной форме, если он подписан посредством простой либо усиленной неквалифицированной электронной подписью, равнозначен документу, оформленному на бумажном носителе, на котором автор поставил собственноручную подпись.

При этом между участниками взаимодействия должно иметься соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись, которая заверяет электронный документ, будет аналогом не только собственноручной подписи, но и печати на документе. Органы, осуществляющие контрольные функции, могут признавать юридическую силу лишь тех документов, при составлении которых использована квалифицированная электронная подпись.

Где может применяться электронная подпись

Основная сфера применения такой подписи - электронный документооборот. Назначение такого документооборота может быть самым разным: от внутреннего обмена информацией до кадрового или торгово-промышленного.

Электронная подпись нашла широкое применение при составлении отчетности для органов, осуществляющих контрольные функции. При этом метод отправки отчетности значения не имеет. Электронная подпись придает отчетам необходимую юридическую значимость.

Для получения государственных услуг граждане также все чаще используют такой вид удостоверения.

Без электронной подписи в настоящее время не обходятся практически ни одни электронные торги. Такая подпись крайне необходима поставщикам товаров и услуг как на коммерческих, так и на государственных торговых площадках. Электронная подпись гарантирует сторонам в сделках, что они имеют дело с настоящими коммерческими предложениями.

Все чаще данный вид удостоверяющей подписи используется во взаимодействии между физическими лицами. Пример: подписание различных хозяйственных документов (акт приемки-сдачи услуг, договор займа).