Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является . Он заполняется и ведется в обязательном порядке. Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ - журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).

По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.

Кто занимается ведением и заполнением журнала?

Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его и в . За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.

Какая информация указывается в журнале?

Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

В документе указывается следующая информация.

Правила ведения журнала учета рабочего времени

Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.

Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:

• посредством издания специального приказа или
• на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.

Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:

• Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
• Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
• Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.

Форма ведения журнала учета рабочего времени

Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.

При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.

Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.

Содержание журнала: учет прихода и ухода работников

Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. работника;
• дата внесения записи;
• время появления сотрудника на рабочем месте;
• время отбытия работника с места работы домой;
• примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
• подпись ответственного за ведение журнала лица.

Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:

• организационно-правовая форма и наименование организации;
• наименование самого журнала;
• дата начала и окончания ведения журнала;
• должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.

Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:

Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.

Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.

Статья 91 Трудового кодекса обязывает работодателей вести учет рабочего времени сотрудников. Для этого существует табель формы Т-12. Однако эта форма не отражает всю информацию о рабочем времени сотрудников, которая может быть интересна руководителю. С этой целью многие организации используют электронные пропускные системы. Но их внедрение не всегда целесообразно, поэтому в некоторых (небольших) компаниях используют журналы учета прихода и ухода сотрудников. Как вести такой журнал, расскажем в этой статье.

Из этой статьи узнаете:

• кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников
• как вести журнал учета прихода и ухода сотрудников
• образец журнала для распечатки

Журнал учета прихода и ухода сотрудников, в отличие от табеля, не обязателен для работодателя. Но для его ведения есть две основные причины. Во-первых, на основании данных журнала сотрудники отдела кадров или бухгалтерии смогут оптимизировать заполнение табелей. А во-вторых, руководитель получит достоверные сведения о трудовой дисциплине работников. Для добросовестных сотрудников такая система учета рабочего времени тоже выгодна, ведь в журнале фиксируются не только опоздания и прогулы, но и сверхурочные часы.

Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников

Каждая организация вправе самостоятельно определять лицо, ответственное за ведение журнала. Для такого назначения достаточно издать специальный приказ либо внести сведения в Положение о делопроизводстве. Во втором случае обязанности работника по ведению журнала необходимо прописать в его должностной инструкции или трудовом договоре.

• Кадровые документы в системе электронного документооборота
• Ответ на домашнее задание из № 10 от научного редактора журнала В.И. Андреевой

В зависимости от установленных в организации графиков работы, сведения в журнал вносятся со следующей периодичностью:

• ежедневно – при стандартной рабочей неделе;
• еженедельно – в случаях, когда рабочий график сотрудников не подразумевает ежедневное посещение;
• суммированный метод – при гибком или сменном графике работы сотрудников данные вносятся с периодичностью, установленной в Положении о делопроизводстве (даже раз в полгода, если это целесообразно).

Журнал прихода и ухода сотрудников не имеет регламентированной формы, поэтому вы можете разработать свою форму, содержащую те сведения, которые необходимы для учета посещаемости. Журнал может существовать как в бумажном виде, так и в электронном. В любом случае он представляет собой таблицу, в которой обычно содержатся графы:

• номер записи;
• Ф.И.О. сотрудника;
• дата;
• время прихода сотрудника;
• время ухода сотрудника;
• примечания (комментарии об опозданиях, причинах отсутствия на рабочем месте и т. д.);
• подпись лица, ответственного за ведение журнала.

В специализированных магазинах вы можете приобрести готовый журнал, отпечатанный типографским способом, которые подразумевает прошивку и заполнение титульного листа с указанием названия организации, периода ведения журнала и Ф.И.О. ответственного лица.

По усмотрению руководства в журнал могут быть добавлены графы для сведений об обеденных перерывах. И в этом случае лучше воспользоваться электронными таблицами, которые вы сможете распечатать для самостоятельного заполнения сотрудниками, или же вести журнал в электронном виде в течение года. Сроки хранения журнала прихода и ухода – 1 год после окончания.

Обратите внимание! Для учета рабочих выездов сотрудников в течение рабочего дня целесообразно вести отдельный журнал (тетрадь). Традиционно его называют «Журналом регистрации местных командировок». Такой журнал позволит руководителю и коллегам всегда быть в курсе местонахождения сотрудников.

Бумажная форма журнала учета прихода и ухода сотрудников подразумевает собственноручную подпись сотрудника. Зачастую в организациях сотрудники самостоятельно заполняют журнал, который просто лежит на столе вахтера или секретаря. Однако, поскольку ведение этого журнала не регламентировано законодательством, и целью его ведения является не подтверждение внесенных сведений сотрудником, а прежде всего – информация, рекомендуем вести журнал в электронном виде.

Простая таблица в Excel позволит автоматически рассчитывать количество отработанных часов. Также вы сможете формировать индивидуальные листы по каждому сотруднику, применяя простейшую сортировку по фамилии.

Образец журнала для распечатки

Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.

Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала

Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.

В какой форме составляется?

Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.

Как правильно оформить?

Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.

Оформление книги должно содержать обязательно :

• Титульный лист.
• Таблицу содержания.
• Пломбу на шнуровке.

Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.

Таблица содержит следующие обязательные графы :

• Порядковый номер.
• Фамилия сотрудника.
• Дата внесения записи.
• Точная фиксация прихода на работу.
• Точное время ухода с работы.
• Графа примечание.
• Подпись работника, вносящего запись.

В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.

Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников

Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.

В приказе отражаются следующие пункты :

• Основание для издания приказа.
• Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
• Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
• Указания об ознакомлении с приказом.

Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников

По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.

О том, что понимается под работой в условиях ненормированного рабочего дня, мы рассказывали в нашей . А обязательно ли вести учет ненормированного рабочего времени и по какой форме это нужно делать?

Вести ли учет ненормированной работы?

Напомним, что в общем случае работа в условиях ненормированного рабочего дня дополнительной оплате не подлежит. За такой особый режим работы ТК РФ предусматривает предоставление работнику . При этом предоставление этого отпуска не зависит от времени фактической ненормированной работы (п. 3 Письма Минтруда от 18.08.2017 № 14-2/В-761 , Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1). Для получения права на отпуск достаточно лишь того факта, что работнику ненормированный рабочий день установлен.

Казалось бы, раз фактическое время работы в условиях ненормированного рабочего дня не влияет ни на порядок оплаты труда такого работника, ни на порядок предоставления ему дополнительного отпуска, учет ненормированного рабочего времени можно не вести.

Однако ТК РФ содержит требование, чтобы работодатель в обязательном порядке вел учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

И для времени, отработанного в условиях ненормированного рабочего дня, исключение не предусмотрено.

Более того, если такой учет не вести, это может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрены штрафы (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• на руководителя, а также работодателя-ИП - от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на организацию - от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Составляем журнал учета рабочего времени

ТК РФ не содержит указания, по какой форме вести журнал учета ненормированного рабочего времени. Поэтому работодатель решает сам, в каком виде такой учет вести.

Это можно делать, например, в том же табеле учета рабочего времени, в котором ведется учет «обычной» работы. Скажем, в унифицированной форме № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» или в форме № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Скачать бланки унифицированных форм табелей учета рабочего времени можно здесь:

• форма ;
• форма .

Для учета работы в условиях ненормированного рабочего дня работодатель может завести и отдельные табели № Т-12 или № Т-13, а также разработать самостоятельно иные формы первичных учетных документов. Применяемую форму учета рабочего времени за пределами его установленной продолжительности необходимо закрепить в .