Pagrindinis personalo pareigūno dokumentas, kurio pagalba fiksuojama informacija apie darbuotojo faktiškai dirbtą laiką. Jis turi būti užpildytas ir prižiūrimas. Papildomi įrankiai naudojami tada, kai reikia, pavyzdžiui, surinkti informaciją apie tai, kada darbuotojas atvyko į įmonę ir kada baigė darbo dieną. Jo kelionės laikui fiksuoti naudojamas kitas dokumentas – darbo valandų ir komandiruočių (vietinių komandiruočių) žurnalas.

Atvykę į darbą darbuotojai pasirašo. Tas pats daroma ir darbo dienos pabaigoje. Jei darbuotojui dėl kokių nors priežasčių reikia išeiti, jis pirmiausia turi gauti savo vadovų sutikimą. Ši informacija taip pat įrašoma, kad šis neatvykimas nebūtų skaičiuojamas kaip pravaikštos.

Kas atsakingas už žurnalo tvarkymą ir pildymą?

Kas tvarkys dokumentą, sprendžia įmonės vadovas. Dažniausiai šiai užduočiai paskiriamas vienas darbuotojas. Ši atsakomybė atsispindi jo ir viduje. Už netinkamą šios pareigos vykdymą darbuotojas bus patrauktas atsakomybėn. Kadangi jame yra svarbi informacija, ji gali būti teikiama ataskaitoms ir auditams. Todėl svarbu tai atlikti atsargiai, be klaidų.

Kokia informacija pateikiama žurnale?

Kviečiame susipažinti, kaip atrodo pavyzdinis darbuotojo darbo laiko žurnalas.

Jis suformatuotas taip: puslapiai turi būti sunumeruoti ir suraižyti. Už tai atsakingas darbuotojas ant raištelio turi uždėti antspaudą su įmonės antspaudo įspaudu ir po juo pasirašyti.

Dokumente yra ši informacija.

Darbo laiko žurnalo vedimo taisyklės

Art. 91 Darbo kodeksas 2001 m. gruodžio 30 d. RF Nr. 197-FZ reglamentuoja darbdavio pareigą sekti darbuotojo faktiškai dirbtą laiką. Nurodytas laikas turi būti nurodytas specialioje ataskaitų kortelėje (žr. formą T-12, patvirtintą Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu Nr. 1).

Turėti darbo laiko žurnalą nėra įstatyminė darbdavio pareiga. Tačiau šis dokumentas skirtas optimizuoti ir supaprastinti atitinkamos tarnybos darbą fiksuojant dirbtą laiką. Remiantis minėtame žurnale esančia informacija, informaciją galima įrašyti į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Asmenį, atsakingą už tokio žurnalo tvarkymą, kiekviena organizacija skiria savarankiškai:

• išduodant specialų užsakymą arba
• remiantis vietiniais teisės aktais – nuostatos dėl biuro darbo organizacijoje; tokiu atveju iš karto nurodoma tokios dokumentacijos tvarkymo funkcionalumas darbo sutartis darbuotojas ar jo darbo aprašymas.

Informacijos įrašymo į darbo laiko žurnalą dažnumas ir saugojimo laikas priklauso nuo darbo laiko apskaitos tipo:

• Kasdieninė apskaita – tai kai darbuotojai privalo atsiskaityti į darbą kiekvieną darbo savaitės dieną. Tokiu atveju žurnalas pildomas kasdien.
• Savaitinis – kai darbuotojai per savaitę dirba sutartyje nustatytas valandas, bet kasdien neateina į darbą. Žurnalas šioje situacijoje pildomas kartą per savaitę.
• Apibendrinant – kai darbuotojai dirba lanksčiu grafiku arba pamainomis. Tokiu atveju informaciją į žurnalą galima įvesti naudojant įdiegtą vietinį reglamentus dažnumas: kasdien, kas savaitę, kas ketvirtį, kas šešis mėnesius ir kt.

Laiko žurnalo forma

Darbdavys turi teisę savarankiškai nustatyti žurnalo vedimo formą, nes įstatymų leidėjas šio pasirinkimo neriboja. Žurnalas gali būti pildomas tiek popieriniu, tiek elektroniniu formatu.

Be to, antrąjį variantą galima įgyvendinti net nenaudojant specialių automatizuotų duomenų bazių personalui arba buhalterinė apskaita. Pakanka sukurti tinkamą skaičiuoklę, nes 1.11 str. 2 federalinis įstatymas„Apie informaciją informacinės technologijos ir dėl informacijos apsaugos“ 2006 m. liepos 27 d. Nr. 149-FZ elektroninis dokumentas bet kokia dokumentuota informacija, pateikta elektronine forma, ty tokia forma, kuri yra tinkama suvokti kompiuteriu ir perduoti elektroniniais telekomunikacijų tinklais.

Žurnalo tvarkymas elektronine forma turi atitikti organizacijos vidaus apskaitos vedimo instrukcijų reikalavimus.

Žurnalo turinys: darbuotojų atvykimo ir išvykimo fiksavimas

Teisės aktai nenustato reikalavimų šio dokumento dizainui ir turiniui. Pagal nusistovėjusią praktiką informacija tokiame žurnale dažniausiai pateikiama lentelės forma. Šioje lentelėje paprastai yra šie stulpeliai:

• įrašo serijos numeris;
• Pilnas vardas darbuotojas;
• įėjimo data;
• darbuotojo atvykimo į darbo vietą laikas;
• darbuotojo išvykimo iš darbo vietos į namus laikas;
• pastabos (rašomi komentarai dėl darbuotojo vėlavimo į darbą, neatvykimo priežasčių darbo vieta ir kt.);
• už žurnalo tvarkymą atsakingo asmens parašas.

Tokio žurnalo, išleidžiamo popieriuje, tituliniame puslapyje paprastai pateikiama tokia informacija:

• organizacinė ir teisinė forma ir organizacijos pavadinimas;
• paties žurnalo pavadinimas;
• kirtimo pradžios ir pabaigos data;
• pareigos, pilnas vardas asmuo, atsakingas už minėto dokumento tvarkymą.

Darbuotojų atvykimo ir išvykimo žurnalo pildymo pavyzdį galima atsisiųsti iš nuorodos:

Taigi darbuotojų atvykimo ir išvykimo registravimo žurnalas nepriklauso privalomai personalo dokumentacijai, todėl jo priežiūros reikalavimai nėra reglamentuoti įstatymais. Tuo pačiu metu, remdamiesi tokiu žurnalu, galite greitai užpildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir įrašyti reikiamus komentarus dėl darbuotojų vėlavimo ar nebuvimo priežasčių.

Žurnalo vedimo forma gali būti bet kokia, taip pat jo turinys – jiems keliamus reikalavimus nustato organizacijos vidaus nuostatai.

Darbo kodekso 91 straipsnis įpareigoja darbdavius ​​vesti darbuotojų darbo laiko apskaitą. Tam yra T-12 formos ataskaitos kortelė. Tačiau šioje formoje neatsispindi visa informacija apie darbuotojų darbo valandas, kuri gali būti įdomi vadovui. Šiuo tikslu daugelis organizacijų naudoja elektronines prieigos sistemas. Tačiau juos įgyvendinti ne visada patartina, todėl kai kurios (mažos) įmonės naudoja darbuotojų atvykimo ir išvykimo žurnalus. Šiame straipsnyje mes jums pasakysime, kaip laikyti tokį žurnalą.

Iš šio straipsnio sužinosite:

• kurie gali vesti ateinančių ir išeinančių darbuotojų žurnalą
• kaip vesti darbuotojų atvykimo ir išvykimo žurnalą
• žurnalo pavyzdys spausdinimui

Darbuotojų atvykimo ir išvykimo žurnalas, skirtingai nei darbo laiko apskaitos žiniaraštis, darbdaviui nėra privalomas. Tačiau yra dvi pagrindinės priežastys, kodėl tai daroma. Pirma, pagal žurnalo duomenis personalo ar apskaitos skyriaus darbuotojai galės optimizuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymą. Antra, vadovas gaus patikimą informaciją apie darbuotojų darbo drausmę. Sąžiningiems darbuotojams tokia darbo laiko apskaitos sistema taip pat naudinga, nes žurnale fiksuojami ne tik vėlavimai ir pravaikštos, bet ir viršvalandžiai.

Kas gali vesti ateinančių ir išeinančių darbuotojų žurnalą?

Kiekviena organizacija turi teisę savarankiškai nustatyti asmenį, atsakingą už žurnalo tvarkymą. Tokiam paskyrimui pakanka išduoti specialų užsakymą arba įrašyti informaciją į biuro darbo nuostatus. Antruoju atveju darbuotojo pareigos vesti žurnalą turi būti nurodytos jo pareigybės aprašyme arba darbo sutartyje.

• Personalo dokumentai elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje
• Žurnalo mokslinio redaktoriaus V.I. atsakymas į namų darbus iš Nr.10. Andreeva

Atsižvelgiant į organizacijoje nustatytus darbo grafikus, informacija į žurnalą įrašoma tokiu dažnumu:

• kasdien– su standartine darbo savaitė;
• kas savaitę– tais atvejais, kai darbuotojų darbo grafikas nenumato kasdieninio lankomumo;
• sumuojamas metodas– esant lanksčiam arba pamaininiu darbuotojų darbo grafiku, duomenys įrašomi Biuro valdymo nuostatuose nustatytu dažnumu (jei reikia, net kartą per pusmetį).

Darbuotojų atvykimo ir išvykimo žurnalas neturi reglamentuotos formos, todėl galite susikurti savo formą, kurioje yra informacija, reikalinga lankomumui registruoti. Žurnalas gali egzistuoti tiek popierine, tiek elektronine forma. Bet kokiu atveju tai yra lentelė, kurioje paprastai yra stulpelių:

• rekordo numeris;
• Pilnas vardas darbuotojas;
• data;
• darbuotojo atvykimo laikas;
• darbuotojo išvykimo laikas;
• pastabos (pastabos apie vėlavimą, neatvykimo į darbą priežastis ir kt.);
• atsakingo už žurnalo tvarkymą asmens parašas.

Specializuotose parduotuvėse galite įsigyti gatavą žurnalą, atspausdintą tipografiniu metodu, kuris apima susiuvimą ir užpildymą titulinis lapas nurodant organizacijos pavadinimą, žurnalo tvarkymo laikotarpį ir pilną pavadinimą. atsakingas asmuo.

Vadovybės nuožiūra į žurnalą gali būti įtraukiami stulpeliai informacijai apie pietų pertraukas. Ir šiuo atveju geriau naudoti skaičiuokles, kurias galite atsispausdinti, kad darbuotojai patys užpildytų, arba ištisus metus vesti žurnalą elektroniniu būdu. Atvykimo ir išvykimo žurnalo saugojimo laikotarpis yra 1 metai nuo jo užbaigimo.

Atkreipkite dėmesį! Darbuotojų darbo išvykoms darbo dienos metu fiksuoti patartina vesti atskirą žurnalą (sąsiuvinį). Tradiciškai jis vadinamas „Vietiniu kelionių žurnalu“. Toks žurnalas leis vadovui ir kolegoms visada žinoti apie darbuotojų buvimo vietą.

Popierinėje darbuotojų atvykimo ir išvykimo registravimo žurnalo formoje reikalingas darbuotojo ranka rašytas parašas. Dažnai organizacijose darbuotojai savarankiškai pildo žurnalą, kuris tiesiog guli ant sargo ar sekretoriaus stalo. Tačiau kadangi šio žurnalo tvarkymas nėra reglamentuotas įstatymais, o jo tvarkymo tikslas yra ne patvirtinti darbuotojo įvestą informaciją, o, visų pirma, suteikti informaciją, rekomenduojame žurnalą tvarkyti elektronine forma.

Paprasta Excel skaičiuoklė leis automatiškai apskaičiuoti dirbtų valandų skaičių. Taip pat galite sukurti atskirus lapus kiekvienam darbuotojui, naudodami paprasčiausią rūšiavimą pagal pavardę.

Žurnalo pavyzdys spausdinimui

Darbuotojų drausmė yra pagrindinis bet kurios organizacijos sėkmės veiksnys. Siekdamos to laikytis, organizacijos turi griežtai nusistovėjusius darbo pradžios ir pabaigos grafikus. Siekdami stebėti, kaip laikomasi nustatytų taisyklių, darbdaviai elgiasi įvairių formų buhalterinė apskaita. Viena iš priimtų buvimo ar laikino nebuvimo darbe stebėjimo formų yra speciali darbo valandų apskaitos knyga.

Darbuotojo darbo laiko žurnalas – žurnalo vedimo teisinis pagrindas

Teisingas gamybos organizavimas visų pirma priklauso nuo nepertraukiamo samdomo personalo darbo. Darbuotojai privalo laikytis vietiniuose dokumentuose nustatytų darbo laiko normų. Tačiau neplanuoto nebuvimo išvengti nepavyks. Tam, kad būtų galima sekti darbuotojų buvimą jų darbo vietose ir teisingai apskaičiuoti jiems atlyginimą, tvarkomas mėnesinis darbo laiko apskaitos žiniaraštis. Privalomas jo priežiūros pobūdis yra įtvirtintas Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnyje Darbuotojų atvykimo ir išvykimo žurnalą tvarko darbdavys savanoriškai. Įstatymai nenumato privalomos jos priežiūros.

Kokia forma jis sudarytas?

Darbo laiko žurnalo forma nėra nustatyta įstatymais, todėl jo sudarymas priklauso tik nuo darbdavio reikalavimų. Tiek popierinė, tiek elektroninė buhalterijos versija yra laikoma teisėta. Reikėtų patikslinti, kad norint išlaikyti elektroninę formą, nereikia diegti specialių programų. Jums tereikia sukurti jums patogų formatą ir tinkamai jį suformatuoti. Tai gali būti Word arba Excel formato dokumentas. Tvarkyti dokumentą galima naudojant organizacijoje įdiegtas elektronines ataskaitų sistemas. Pildant popierinę ar elektroninę formą svarbiausia yra nuoseklumas ir nuoseklumas.

Kaip teisingai kreiptis?

Darbuotojo darbo laiko žurnalo registravimas atliekamas lentelių būdu. Kiekviena organizacija turi teisę pati nuspręsti, kokių stulpelių knygoje jai reikia. Svarbiausia, kad jų pagalba galite lengvai sekti darbuotojų atvykimą ir išvykimą, jų viršvalandžių ar nebuvimo valandas.

Knygos dizaine turi būti:

• Pirmas puslapis.
• Turinys.
• Antspaudas ant nėrinių.

Tituliniame puslapyje turi būti bendra informacija apie įmonės pavadinimą ir knygos pavadinimą. Pirmame lape turi būti nurodyta priežiūros pradžios data ir paskutinis įrašas knygoje. Knygelėje svarbu nurodyti dokumentą tvarkančio asmens pareigas ir pavardę. Knyga suvarstoma ir užantspauduota, kad apsaugotų nuo neteisėto puslapių pašalinimo. Perkant gatavą knygą antspaudas gali būti atspausdinto popieriaus lapo arba gamyklinio antspaudo pavidalu.

Kaip vesti darbuotojų darbo valandų žurnalą?

Knygą turi saugoti vienas atsakingas asmuo. Paprastai organizacijose šios pareigos yra numatytos LNLA, o vėliau ir atitinkamo darbuotojo darbo sutartyje. Bet atsakomybę galima priskirti ir vadovo įsakymu.

Lentelėje yra šie privalomi stulpeliai:

• Serijos numeris.
• Darbuotojo pavardė.
• Įėjimo data.
• Tikslus atvykimo į darbą fiksavimas.
• Tikslus išvykimo iš darbo laikas.
• Pastabų stulpelis.
• Įrašą darančio darbuotojo parašas.

Vėlyvas atvykimas arba ankstyvas išvykimas paprastai pažymimas pastabų stulpelyje. Taip pat gali įrašyti nereguliarios valandos dirbti.

Darbuotojų darbo valandų žurnalo įvedimo pavyzdinis įsakymas

Visa pagrindinė dokumentacija organizacijose įgyvendinama vadovo įsakymu. Ne išimtis ir speciali apskaitos knyga. Knygos pakeitimai taip pat atliekami išduodant užsakymą.

Užsakymas atspindi šiuos dalykus:

• Įsakymo išdavimo pagrindas.
• Užsakyti specialią specialią apskaitą nuo nurodytos datos.
• Pareigų paskirstymas vienam atsakingam darbuotojui.
• Instrukcijos, kaip susipažinti su užsakymu.

Darbuotojų darbo laiko žurnalų saugojimo laikotarpis

Pagal nustatytas taisykles visi organizacijoje esantys dokumentai, baigus jų priežiūrą, perduodami į archyvą. Saugojimo terminai nurodyti valstybinėse instrukcijose, kuriose nurodomas visas saugomų dokumentų sąrašas. Pagal Sąrašo 586 punktą specialusis apskaitos žurnalas saugomas 5 metus nuo paskutinio įrašo padarymo. Tačiau jei dokumente yra informacijos apie darbą kenksmingomis sąlygomis, jo saugojimo laikas pailgėja iki 75 metų. Dokumentų saugojimą iki 5 metų užtikrina vidinis organizacijos archyvas, iki 75 metų – perduoda miesto archyvui.

Kalbėjomės apie tai, ką pas mus reiškia darbas nereguliariomis darbo valandomis. Ar būtina vesti nereguliaraus darbo laiko apskaitą ir kokia forma tai daryti?

Ar turėčiau vesti nereguliaraus darbo apskaitą?

Prisiminkime tai bendras atvejis Darbas nereguliariomis darbo valandomis papildomai neapmokamas. Rusijos Federacijos darbo kodeksas numato tokį specialų darbo režimą darbuotojui. Be to, šių atostogų suteikimas nepriklauso nuo faktinio laiko nereguliarus darbas(Darbo ministerijos 2017 m. rugpjūčio 18 d. rašto Nr. 14-2/B-761, 2012 m. gegužės 24 d. Rostrudo rašto Nr. PG/3841-6-1 3 punktas). Teisei į atostogas įgyti pakanka tik to, kad darbuotojas turi nereguliarią darbo dieną.

Atrodytų, kadangi faktinis darbo laikas nereguliaraus darbo laiko sąlygomis neturi įtakos nei tokio darbuotojo darbo apmokėjimo tvarkai, nei papildomų atostogų suteikimo tvarkai, nereguliaraus darbo laiko apskaitos vesti nereikia.

Tačiau Rusijos Federacijos darbo kodekse yra nustatytas reikalavimas, kad darbdavys privalo registruoti kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbtą laiką (Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnio 4 dalis).

Ne išimtis ir laikas, dirbtas nereguliariomis darbo valandomis.

Be to, jei tokie įrašai nėra vedami, tai gali būti vertinama kaip darbo įstatymų pažeidimas, už kurį numatytos baudos (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 straipsnio 1 dalis):

• vadovui, taip pat individualiam verslininkui - nuo 1000 rublių iki 5000 rublių;
• už organizavimą - nuo 30 000 iki 50 000 rublių.

Darbo laiko žurnalo sudarymas

Rusijos Federacijos darbo kodekse nėra nurodymų, kokia forma vesti nereguliaraus darbo laiko žurnalą. Todėl darbdavys pats nusprendžia, kokia forma tokia apskaita turi būti saugoma.

Tai galima padaryti, pavyzdžiui, tame pačiame darbo laiko apskaitos žiniaraštyje, kuriame įrašomas „įprastas“ darbas. Tarkime, vieninga forma Nr. T-12 „Darbo laiko apskaitos ir darbo užmokesčio apskaičiavimo žiniaraštis“ arba forma Nr. T-13 „Darbo laiko apskaitos žiniaraštis“ (patvirtinta Valstybinio statistikos komiteto sausio 5 d. 2004 Nr. 1).

Vieningų darbo laiko apskaitos žiniaraščių formų formas galite atsisiųsti čia:

• forma;
• forma .

Darbams nereguliaraus darbo sąlygomis apskaityti darbdavys gali sudaryti atskirus darbo laiko apskaitos žiniaraščius Nr.T-12 arba Nr.T-13, taip pat savarankiškai parengti kitas pirminių apskaitos dokumentų formas. Prašymo forma skaičiuoti darbo laiką, viršijantį nustatytą trukmę, turi būti įrašyta.