Предусматривается разный формат, например, А3, А4 или А5. Они могут быть вертикальными или горизонтальными, портретного или альбомного типа. Но независимо от этого все папки объединяет один разжимной механизм рычажного типа. Он имеет вид кольца, снабженного прижимной планкой. Этот механизм является самым распространенным и одновременно самым сложным по своей конструкции.

Как научиться пользоваться папкой регистратором?

В закрытом состоянии папки регистраторы можно увидеть, что ее замки-кольца надежно фиксируют крышку папки. Для попадания внутрь папки, необходимо открыть ее крышку легким щелчком. После этого папка довольно быстро распахивается.

Взгляду пользователя открывается рычажный арочный разжимной механизм. Он снабжен специальным прижимом. Для пользования папкой по ее конкретному назначению нужно отщелкнуть этот прижим. Затем следует немного переместить его в сторону. Далее в папку можно вложить несколько листов или один лист, то есть столько, сколько потребуется. Для этого потребуется разомкнуть рычаг кольца механизма. После этого на освободившиеся штыри следует надеть листы документов или других бумаг.

В папке регистратора обычно имеются вспомогательные инструменты типа для пробивки отверстий в бумаге. Также она предусматривает наличие прозрачных . Они предназначены для размещения листов бумаги.

Листы, продырявленные дыроколом, нужно надеть на штыри механизма. Затем опускается рычаг, после чего плотно смыкаются кольца. Прижим возвращается в исходное положение и защелкивается. Таким образом, листы бумаги или файлы с документами плотно зажимаются. После этого папка отправляется на полку для хранения. Теперь документами можно будет при необходимости пользоваться очень легко и удобно.

Как пользоваться папкой, имеющей прижим?

Эта папка очень удобна в использовании. Она не требует наличия вспомогательного инструмента, что выливается в существенную экономию средств. Но недостаток подобного механизма заключается в том, что он не способен удерживать большое количество листов. Обычно их число насчитывает всего 50 штук. Но при этом листы не нужно будет портить дыроколом.

Обычно или применяются для создания архивов. Чаще всего они имеют объем до 600 листов. В то же время папки с прижимами или с зажимами предназначены для хранения оперативных документов. Их часто используют для переноски из одного места в другое. Впоследствии документы из этих папок все равно попадают в папки регистраторы на более длительное хранение.

Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

• Так, сотрудники кадровых служб должны прошивать:
• приказы личного и общего состава,
• а также штатное расписание.

• Бухгалтера выполняют указанную процедуру с:
• авансовыми отчетами,
• накладными,
• счетами-фактурами,
• путевыми листами,
• кассовыми книгами,
• оборотными ведомостями,
• актами выполнения работ,
• а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Принцип работы канцелярских папок

Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам). Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

• Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

• Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

• Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги.

Банальные вопросы, требующие ответов:

А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России. Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.

Внимание

Подготовка документов к сшиванию Перед тем как приступить к основной работе, документы необходимо подготовить. Процесс подготовки проходит в несколько этапов: 1. Оформление обложки.

Обложки для документации бывают трех видов:

• Стандартная – обычная обложка, которая чаще всего встречается. Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).
• Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер.
• Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения.

Они должны быть плотными и износостойкими.

2. Комплектация.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Важно

В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте.

Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности. Оформлением обложки происходит еще на стадии заведения дела.
Здесь нужно руководствоваться рекомендациями ГОСТ 17914-72. «Обложки дел продолжительного хранения…». Поэтому на этапе заведения отдельного дела, отдельные сведения выносятся на переплет, в частности:

• Название предприятия;
• Наименование обособленного подразделения;
• Индекс делопроизводства;
• Название дела;
• Период хранения.

Дела, которые должны перейти на бессрочное хранение в обязательном порядке прошиваются в прочную картонную обложку, на которой крепится корешок.

Как правильно сшивать документы?

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.
Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа. Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:

• Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть.
  Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
• В документах письма хранятся в конвертах.

Как сшивать документы в архиве: фото-мастер-класс

Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов. Это становится необходимым и для сдачи в архив, и для некоторых юридических процедур. Есть несколько методов выполнения подшивки. О них речь пойдёт ниже. Подшивка по форме Любое предприятие на протяжении года формирует определенный объем документов, часть из которых после истечения сроков хранения, должна перейти в архив.

Сюда можно отнести документы, которые уже исполнены, а также документы, связанные с персоналом предприятия. Согласно сложившейся практике, дела передаются в архив, через год после того, как они завершены в делопроизводстве.

Обязанность по передаче документов возложена на сотрудников службы, ответственной за документооборот, либо доверяется секретарю, бухгалтеру и другому ответственному лицу, и закрепляется соответствующим приказом.

Как правильно подкалывать файлы в папку-скоросшиватель-?

Вторые — хотя бы раз в своей жизни успешно и самостоятельно воспользовался папкой с металлическим механизмом, независимо от его типа, именно им могут показаться вынесенные в заголовок вопросы абсолютно тривиальными, лишенными новизны, свежести, и, не стоящими их внимания… «Как можно не уметь пользоваться папкой, неужели нельзя пошевелить мозгами-руками и попробовать?»: так могут подумать они… И наконец третья группа лиц — это те, которым собственно и адресован вопрос:»Как пользоваться папкой скоросшивателем?» Именно им вовсе не безразлична судьба даже прозаических ответов, им приходится думать, как же на них, на подобные вопросы, отвечать, чтобы все и для всех стало просто и понятно. В силу того, что мы являемся производителями папок, соотносим себя с третьей группой и потому обязаны помочь страждущим и дать свой ответ на популярные вопросы.

Как правильно сшить документы

Для чего это может понадобиться? Основным фактором, объясняющим необходимость, выступает возможная защита документов, например, от изъятия или подмены листов. В связи с этим их прошивают нитками, нумеруют и опечатывают.

Подобная необходимость возникает по отношению к бухгалтерским, кадровым документам, а также книгам учета прибыли и особо важным соглашениям. Дополнительно в этот перечень могут быть включены нотариально удостоверенные копии и переводы.

К тому же подшитые документы легче хранить. Оформленные, таким образом, дела занимают меньше места. Тогда как, ниточный переплет и опечатывание позволяют подтвердить целостность документации.

Другим официальных способов пока не придумали. Как правильно сшить документы в архив По итогам оформления дела последним этапом является подшивка. Это подразумевает удаление всех металлических предметов (скрепок, булавок).

Контур.эльба

Образовавшаяся папка не может быть толще 4 см. Архивная книга имеет свой стандарт, который не может превышать - 320 х 230 мм. Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см. Итак, анализируя архивную обработку документов, можно прийти к выводу, что самым тяжелым занятием является процедура сверление бумажных блоков. Впрочем, здесь могут прийти на помощь высокопроизводительные бумагосверлильные машины. Подготовительные работы Чтобы сшить документы, нужно вначале выровнять стопку бумаги.
Ставим печать и подпись. Важно! Заверяя сшитые документы подписью и печатью, ставьте их так, чтобы часть находилась и на наклейке и на заверяемом деле. Это даст гарантию сохранности и неприкосновенности документов.

Как сшивать документы правильно (видео) Для более подробного изучения этапов прошивки рекомендуется посмотреть видео, где наглядно показан процесс сшивания документов: Прошивка большого объема документов Если делопроизводитель сталкивается с проблемой большого количества сшиваемых документов, ему на помощь может прийти специальное оборудование для архивного переплета и брошюровки. Если такового в наличии не имеется, то можно воспользоваться платными услугами по автоматическому сшиванию.

Но стоит помнить, что в таком случае важная информация может быть утеряна.
Но, если пачка содержит большое количество документов, состоящее из маленьких листов, тогда необходимо уложить пачку так, чтобы ее можно было равномерно зажать струбциной. Чтобы выровнять слишком большое количество документов, например, до 1 000 листов в таком случае разумно пользоваться электрическим сталкивателем бумаги.

После укладки документов, нужно их хорошо закрепить в струбцине, после чего можно начать сверлить весь блок. При этом количество отверстий может быть 2–5 шт. Сверления осуществляется при помощи обычной электродрели или специализированного прошивочного оборудования.

Отдельные прошивочные модели оснащены механизмом, который обеспечивает автоматическое продевание нитки через проделанные отверстия. На тот случай, если сверление происходит с помощью дрели, не стоит торопиться изымать документы из струбцины, чтобы не сместились отверстия.

В современном офисе или даже дома всё чаще можно встретить переплётную машину или брошюратор. Нередко такое устройство также называют брошюровщиком. Оно крайне полезно, если нужно соединить несколько листов и придать им презентабельный вид. Брошюратором часто пользуются студенты, которым необходимо подготовить и оформить реферат, курсовую или дипломную работу, а также офисные работники, чтобы их отчёты, презентации или доклады были надёжно скреплены, а текст удобно читался.

• Вкладываем для перфорации максимум 25-28 листов. В некоторых моделях рекомендовано не более 15 листов. Если объём документа больше, то необходимо разделить его на части.

Особенности работы с электрическими брошюраторами

Для большого офиса и типографии оптимальным решением станет электрический переплётчик. В таком устройстве перфорация осуществляется не за счёт механического воздействия, а путём нажатия на клавишу или педаль, которая запускает электропривод для пробивки отверстий.

Современные модели брошюраторов с электроперфорацией отличаются широким набором опций: отключаемые ножи, вертикальная загрузка бумаги, отсек для пружин, регулируемый отступ перфорации и мн. др. Пользоваться такой техникой проще и удобнее. Принцип работы с брошюровщиками электрического типа схож с механическими моделями. Главное внимательно прочитать инструкцию, т. к. каждый производитель может наделить свой переплётчик собственными конструктивными особенностями, влияющими на процесс перфорации и сшивания.

/ 10 мая 2012

Затем наденьте пружину на металлическую гребенку

и надо открыть (разжать) ее.

Есть два типа переплетных машин: с одной ручкой , с ее помощью и пробивают и открывают (закрывают) пружину и с двумя отдельными ручками для перфорации и для открытия (закрытия) пружины. И так, если на вашей машинке одна ручка. Возьмите из приготовленного документа рекомендуемое кол-во листов для перфорации. Выровните края документа. Установите регулятор глубины перфорации (чем больше листов в документе, тем больше отступ от края). Чтобы убедиться в правильности настройки, сделайте пробную перфорацию. Далее помещаете листы в прорезь для перфорации, опускаете ручку перфорации и возвращаете в исходное положение. Вынимаете листы. И так перфорируете весь документ. Далее берете пластиковую пружину. Одеваете на металлическую гребенку. Раскрываете пружину и одеваете на нее отперфорированные листы. Когда весь документ одели на пружину, закройте ее, вернув ручку для перфорации/разжатия пружин в исходное положение. Снимите готовый переплетенный документ. Если у вас на переплетной машинке две отдельных ручки для перфорации и открытия (закрытия) пружины, делаете все также, только можно раскрыть пружину изначально и по мере перфорации листов сразу одевать их на пружину (две ручки удобнее).

Мы рассмотрели машины для переплета (брошюраторы) - механические. Есть еще электрические машинки. На них принцип работы такой же, только перфорация электрическая — с помощью нажатия кнопки или ножной педали. Очень удобно, не надо прилагать никаких усилий.

Наша компания предлагает широкий выбор , а также всего необходимого для переплета: и по цвету, размерам, толщине и диаметру. Подберем на любой вкус. Пластиковые пружины обладают упругостью и крепко удерживают листы. Документы с таким переплетом легко читать, удобно хранить.

Папка-регистратор (папка-сегрегатор) - канцелярская папка с арочным механизмом для хранения документов . В середине 20 века называли регистратор канцелярский.

Она служит для архивирования документов по алфавиту, хронологически или по темам. Отдельные листы документов предварительно прокалываются дыроколом . Листы или файлы с документами надеваются на стальные стержни замка папки.

Многие люди, в силу специфики своей деятельности, широко пользуются папками-регистраторами в своей повседневной жизни и особенно те, кто работает с большим количеством документов, к которым необходимо иметь постоянный доступ. Удобство использования папки регистратора обеспечивают её конструктивные элементы.

Основные конструктивные элементы папки-регистратора:

1. Торцевое кольцо . Оно дает возможность выемки понадобившейся Вам папки с полки хранения, достаточно продеть в это кольцо палец и одним движением вынуть папку регистратор с полки хранения.

2. Кольца-овалы . С их помощью папка регистратор как бы закрывается "на замок", верхняя часть механизма входит в отверстия крышки, обрамленные кольцами овалами и фиксируют крышку папки для документов в закрытом состоянии.

Точное позиционирование механизма папки в отношении колец-овалов обеспечивает её качественное, без перекоса закрытие, если же кольца-овалы будут установлены с малейшим отклонением от своего стандартного положения, папка регистратор попросту не будет закрываться.

3. Металлическая окантовка по нижнему краю обложки папки регистратора.

По всеобщему убеждению, служит прежде всего для предохранения от повреждений нижнего края обложки папки из-за его трения о полку. Однако, это достаточно спорное мнение, особенно в свете того, что в качестве внешнего покрытия современных папок-регистраторов используется полипропиленовая пленка. Скорее всего, металлическая окантовка может повредить полку.

4. Кармашек для сменной этикетки . Несомненно преимущество наличия такой опции у папки, что обеспечивает возможность идентификации документов, которые сохранены в папке. Чтобы не писать на поверхности папки или на клеевой несменной этикетке, которая может быть использована для удешевления папки регистратора, у папки и появился удобный кармашек на торце, в который вкладывается сменная этикетка.

5. Механизм папки-регистратора . Могут использоваться несколько типов механизмов, наиболее распространенные и широко востребованные, это:

- арочные кольцевые механизмы рычажного типа . Конструкция их самая сложная с точки зрения механики и, помимо разжимных колец с фигурным разрезом на стыке размыкания, подразумевает наличие рычажного механизма, посредством воздействия на который совершается смыкание-размыкание колец.

Важным элементом механизма рычажного типа является прижимная планка, которая благодаря своей конструкции выполняет роль прижимающего бумагу элемента, т.е. позволяет фиксировать заархивированные в папке-регистраторе листы бумаги по отношению к крышке папки.

Также широко используются внешне более простые, так называемые кольцевые механизмы разжимного типа . Внешне они действительно проще, поскольку не имеют в своей конструкции рычажного механизма.

Механизмы кольцевые могут быть с разным диаметром колец, с количеством колец от двух до шести и более, с разной формой колец: D-образными, О-образными, с разным шагом между кольцами, что позволяет хранить в папке-регистраторе не только пробитые дыроколом листы бумаги, но и листы, вложенные в файлы (мультифоры).

Энциклопедичный YouTube

1 / 2

✪ НОВАЯ ПАПКА ДЛЯ КОНСПЕКТОВ.NEW BINDER