Приобретение трудовых книжек работодателем: как отразить в бухгалтерском учете приобретение и выдачу трудовых книжек для сотрудников, отражение НДС в стоимости - читайте в статье.
Вопрос: Как правильно сделать проводки:1. Были приобретены трудовые книжки для сотрудников Д 10 К 60 2. Выданы трудовые книжки Д 70 К 90.01 При приеме к учету трудовых книжек, НДС был включен в их стоимость. Исчислять теперь НДС на эту стоимость или сделать в том числе, но если в том числе то сумма НДС будет убыток
Ответ: При получении бланков трудовых книжек сделайте следующие записи:
Отвечает Александр Сорокин,
заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России
«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации ».
Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы трудовые книжки;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 006 - приняты к учету бланки трудовых книжек.
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:
Дебет 70 Кредит 73 - возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1 - признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником;
Дебет 91-2 Кредит 10 - списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации;
Кредит 006 - списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Обоснование
Ситуация: как коммерческой организации отразить в бухучете и при налогообложении приобретение и выдачу сотруднику новой трудовой книжки. Организация применяет общую систему налогообложения
Порядок бухучета и налогообложения операций, связанных с обеспечением сотрудников трудовыми книжками, законодательно не урегулирован.
Право организации взимать с сотрудника плату за выдачу трудовой книжки предусмотрено пунктом 47 Правил, утвержденных .
В бухучете стоимость приобретенных трудовых книжек можно учесть в составе:
- материалов на одноименном счете 10 (как активы, используемые для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01)) с последующим списанием на прочие расходы;
- товаров на счете 41 «Товары».
Более правильным способом отражения является учет книжек в качестве материалов. Дело в том, что продажа трудовых книжек для обычных организаций не является основной деятельностью. Организации обеспечивают себя такими бланками на договорной основе за плату (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом бланки трудовых книжек можно приобрести непосредственно у объединения «Гознак», а также у распространителей, которые отвечают требованиям данного объединения (п. и Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н).
Одновременно с оприходованием бланки трудовых книжек отразите на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (п. 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
При получении бланков сделайте следующие записи:
Дебет 10 Кредит 60
- оприходованы трудовые книжки;
Дебет 19 Кредит 60
- отражена сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- принята к вычету сумма НДС, предъявленная поставщиком;
Дебет 006
- приняты к учету бланки трудовых книжек.
Если организация взимает плату за выдачу трудовых книжек, операцию отражают на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если организация удерживает плату за бланк трудовой книжки из зарплаты сотрудника, используйте счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам организации признается реализацией товаров. Следовательно, с такой операции нужно заплатить НДС.* Такой вывод следует из положений подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 27 ноября 2008 г. № 03-07-11/367 . При этом сотрудник оплачивает организации стоимость трудовой книжки с учетом НДС (письма Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 и от 13 июня 2007 г. № 03-07-11/159).
В бухучете операции по выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам и получению платы за бланки отражают следующими проводками:*
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- возмещена стоимость выданной трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 73 Кредит 91-1
- признан доход в сумме платы, полученной за бланк трудовой книжки (в т. ч. НДС);
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с возмещения стоимости (реализации) трудовой книжки сотрудником (если организация является плательщиком налога);
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных сотруднику организации.
При безвозмездной передаче трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудникам в бухучете сделайте проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списана стоимость трудовых книжек, переданных безвозмездно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
- начислен НДС с безвозмездной передачи трудовых книжек сотрудникам (если организация является плательщиком налога).
Списать бланк трудовой книжки (вкладыша к ней) можно в день ее выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения сотрудника, а день, когда трудовую книжку заводят на основании части 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ.
Кредит 006
- списаны бланки трудовых книжек (вкладышей к ним).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не платить НДС с выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику. Они заключаются в следующем.
Во-первых, трудовая книжка (вкладыш к ней) не имеет признаков товара, определенных в пункте 2 ПБУ 5/01 и Налогового кодекса РФ.
Во-вторых, обеспечение трудовыми книжками сотрудников, не имеющих стажа, - это обязанность организации, установленная трудовым законодательством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
В-третьих, сумма платы за бланк, взимаемая с сотрудника, не должна превышать сумму затрат на его приобретение (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Поскольку, выдавая сотрудникам трудовые книжки, организация не преследует цель получения прибыли, такие операции нельзя рассматривать как предпринимательскую деятельность (реализацию товаров, работ, услуг) (). Аналогичная точка зрения отражена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28 и от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006 . Следовательно, выдача трудовых книжек (безвозмездно или за плату) не является реализацией. А значит, такая операция не облагается НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) учесть можно. Такие затраты экономически обоснованны и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ , письмо Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242). Эти расходы уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в момент выдачи трудовой книжки (вкладыша к ней) сотруднику организации (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Сумму возмещения сотрудником платы за выдачу трудовой книжки включите в состав доходов, подлежащих налогообложению.
18.12.2014 распечататьНаш опрос выявил множество способов отражения в учете операций с трудовыми книжками. Какой из них самый правильный? Выводы вас удивят.
При поступлении на работу необходимо предъявить работодателю трудовую книжку. Если трудовая книжка у работника отсутствует, то работодатель ее оформит (). А вот где приобрести бланк трудовой книжки и кто именно должен этим заниматься - работодатель или работник? Как отразить движение бланков трудовых книжек в бухгалтерском и в налоговом учете? Давайте разберемся.
На какой счет приходовать бланк?
Пункт 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Обратите внимание: плата взимается не при оформлении трудовой книжки, как убеждено большинство бухгалтеров, а именно при выдаче ее на руки, которая производится при прекращении трудового договора. Дата выдачи трудовой книжки при увольнении отражается в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. До тех пор, пока книжка работнику не выдана, взимание платы за бланк заведомо неправомерно.
А теперь обратимся к пункту 42 Правил, которые определяют порядок взимания платы за бланк. В нем установлено: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Но это предписание подлежит исполнению лишь во взаимосвязи с предписанием пункта 47 Правил. По факту оформления трудовой книжки деньги за бланк взиманию не подлежат. Это неудивительно: ведь трудовой книжкой работник в период действия трудового договора фактически не пользуется. Ею «пользуется» работодатель.
На заметку
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Между тем работодатель, не будучи официальным распространителем бланков, продавать их не вправе. Поэтому об их оприходовании на счет 41 «Товары» не может быть и речи. Принять бланки к учету на счет 10 «Материалы» не возбраняется. Ведь в дальнейшем они используются для управленческих нужд организации. Тогда учетные записи принимают вид:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- оприходованы бланки трудовой книжки (без учета НДС);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
- списана стоимость бланка при оформлении трудовой книжки работнику (исходя из предположения, что он в дальнейшем возместит стоимость бланка).
Осмыслим характер актива, возникающего при этом на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как сказано выше, он подлежит погашению не ранее даты увольнения. Подобную «дебиторку» (п. 13) классифицирует как условный актив: он возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией. А наступление такого события, как увольнение, от организации действительно не зависит. Между тем на основании пункта 14 ПБУ 8/2010 условные активы в бухгалтерском учете не признаются. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности. Но в отношении бланков такой необходимости не возникает - ввиду несущественности стоимости их запасов. Это значит, что списание бланков порождает не актив, а расход.
Теперь нам не покажется удивительным, что Минфин России в письме от 29.01.2008 № 07‑05‑06/18 предлагает затраты по приобретению бланков трудовой книжки сразу относить на прочие расходы. Чиновники рекомендуют учитывать данные о движении бланков на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтерские записи будут выглядеть так:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
- отражены затраты на приобретение бланков у распространителей (без учета НДС);
ДЕБЕТ 006
- бланки приняты на забалансовый учет;
КРЕДИТ 006
- бланки использованы для оформления трудовых книжек работникам.
НДС, предъявленный распространителем, работодатель принимает к вычету в общеустановленном порядке.
Возмещение расходов на бланк
Выдача трудовой книжки не поставлена законодателем в зависимость от внесения за нее платы. Это подтвердил Верховный суд РФ в определении от 06.09.2007 № КАС07‑416. То есть работодатель не может диктовать условие: «трудовую книжку работнику не выдавать до тех пор, пока он не внесет деньги за бланк».
Экономической выгоды от получения трудовой книжки физическое лицо тоже не получает, поскольку не имеет легальной возможности приобрести бланк трудовой книжки, минуя работодателя. То есть к работнику применить нельзя, оценка его выгоды (дохода) в размере стоимости бланка неправомерна. А значит, не возникает объекта налогообложения .
Услуг в гражданско-правовом понимании по выдаче трудовой книжки работодатель сотруднику тоже не оказывает, поскольку нормы хозяйственного права на трудовые отношения не распространяются (). Выполнение работодателем требований трудового законодательства в отношениях с работниками не является ни возмездным, ни безвозмездным, ведь возмездность - категория гражданского законодательства ( ; ).
В итоге ни оформление, ни выдача трудовой книжки работнику не являются реализацией (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006). В этой связи объекта налогообложения по НДС не возникает. Поэтому с позицией, представленной в письме Минфина России от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, автор согласиться не может.
Наши рассуждения можно подкрепить, проводя параллель с получением образования за счет бюджета. Хотя для гражданина оно является бесплатным, до сих пор никто стоимость образования или выданного бланка диплома обложить НДФЛ не догадался. Почему? Да потому, что правоотношения сторон регламентируются не гражданским законодательством, а Бюджетным кодексом.
В итоге никаких дополнительных записей, связанных с начислением в бюджет НДФЛ или НДС, в приведенном примере не требуется.
Расход по налогу на прибыль
В то же время расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь данные расходы являются экономически оправданными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Заключение
Мы вас не убедили? Тогда вчитайтесь в разъяснения Минфина России, представленные в письме от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305. Воспроизведем из него актуальные для нас выдержки.
«Трудовые книжки или вкладыши в них приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек или вкладышей является обязанностью работодателя, установленной статьями 65, 66 Трудового кодекса. Таким образом, использование бланка для оформления трудовой книжки или вкладыша в нее работнику не является реализацией работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, так как в момент его заполнения такой бланк трудовой книжки или вкладыша не может рассматриваться как товар. Не является оформление трудовой книжки или вкладыша в нее и оказанием работнику услуг, поскольку оно производится организацией в рамках исполнения ее обязанностей как работодателя, предусмотренных трудовым законодательством».
Почему эта справедливая позиция не привлекла должного внимания специалистов - неизвестно.
Елена Диркова, для журнала «Практическая Б»ухгалтерия»
Практическая бухгалтерия
Хозяйственные операции по приобретению и списанию формуляров и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.
Порядок бухгалтерского учета этих бланков в настоящее время законодательно не установлен. В разные годы Минфин многократно выпускал разъяснения по данному вопросу, которые противоречили действующим нормативным актам, друг другу и больше дезориентировали налогоплательщиков, чем реально помогали правильно вести учет.
В результате на сегодняшний день применяется 2 варианта учета бланков трудовых книжек:
- в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
- в качестве расходов работодателя.
Способ учета формуляров организация определяет самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Трудовая книжка – актив организации
1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41
Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.
Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:
- товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
- реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
- работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
2) Как материалы с использованием счета 10
В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более корректным.
Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).
Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.
Обратите внимание: компании, применяющие , не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.
Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации.
Примечание:
В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд. книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами. Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.
Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.
Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.
Проводки в бухгалтерском учете:
| Приобретенные формуляры учтены как МПЗ | ||
| Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков | ||
| Формуляры приняты на хранение как БСО | ||
| Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов | ||
| Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей) | ||
| Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам | ||
| Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия) |
Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд. книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:
Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи:
В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.
Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:
Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).
Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.
При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным. Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.
Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд. книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.
Трудовая книжка – расход организации
В данном случае мнения Минфина отражены в следующих официальных разъяснениях:
- письмо от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305;
- письмо от 29.01.2008 № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям),
согласно которым работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков. Таким образом, право собственности на бланки у работодателя не возникает.
При этом предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.
Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.
Следовательно, в бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие записи:
| Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО | ||
| Стоимость формуляров принята в качестве расходов | ||
| Отражён НДС | ||
| Списаны бланки, оформленные сотрудникам | ||
| Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании | ||
| Начислен НДС со стоимости выданных формуляров | ||
| Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации) |
- Похожие записи
-
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
-
Расписка в получении трудовой книжки
Учет трудовых книжек в госучреждении в 2019 году должен быть организован в соответствии с требованиями законодательства. Как это правильно сделать расскажем в статье.
Также мы рассмотрим вопросы: как хранить трудовые книжки; как производится выдача документов сотруднику на руки при увольнении и оформлении пенсии; какова ответственность работодателя за нарушение учета и хранения.
Покупка бланка или его бесплатная выдача
Трудовая книжка входит в перечень обязательных документов, которые сотрудник должен предъявлять при трудоустройстве. Но только при условии, что она у него есть. Если этот документ отсутствует, то обязанность его оформить ложится на работодателя. В том числе, он должен предоставить работнику чистый бланк.
Наниматель может удержать с работника стоимость бланка. В сумму удержания можно включить не только стоимость документа, но и расходы на его приобретение. Это же правило действует и в отношении работника, у которого есть книжка, но в ней закончилось место для записи. В этом случае ему заводят вкладыш.
Сотрудник может оплатить ее следующим образом:
- Внести нужную сумму в кассу предприятия;
- Оплатить путем перечисления на расчетный счет;
- Написать заявление об удержании с его заработной платы.
Получить плату это только право работодателя, но не его обязанность. Если работодатель принимает решение о выдачи сотрудникам книжек безвозмездно это должно быть прописано в его локальных документах.
Существуют ситуации, когда наниматель должен обеспечить работника трудовой книжкой бесплатно:
- Трудовые были утрачены или испорчены при хранении у работодателя;
- Бланк был испорчен при оформлении по вине ответственного работника.
Бухучет
Бухгалтерский учет трудовых книжек в учреждении не регулируется законодателем отдельно. Поэтому нужно руководствоваться общими положениями.
Налогообложение
Исходя из положений статьи 146 НК РФ выдача сотрудникам бланков на возмездной основе, признается реализацией. Значит, работодатель должен уплатить НДС. Это подтверждают Письма Минфина № 03-07-11/5571 от 30.09.2015 г. и № 03-03-05/33508 от 16.08.2013 г. А также Письмо ФНС № ГД-4-3/10833 от 23.06.2015 г. При этом величина НДС включается в сумму, которая взимается с сотрудника.
Сумма, полученная за книжку, будет учитываться как доход организации. Сумма, потраченная на приобретение, будет относиться к расходам и с ее помощью можно уменьшить налогооблагаемую базу.
Прибыль нанимателя в этом случае будет равна нулю, то есть отсутствовать. Это вытекает из нормы законодательства (п. 47 Постановления Правительства № 225 от 16.04.2003), в которой говорится, что с работника можно удержать только сумму расходов на приобретение бланка.
Данные положения установлены для всех хозяйствующих субъектов. Письмо ФНС № ГД-4-4/10833 от 23.06.2015 подтверждает, что по таким же правилам должны работать и казенные учреждения.
В случае, если человек получает трудовую безвозмездно, работодатель не должен уплачивать НДС. Но поскольку согласно статье 211 НК РФ стоимость бланка будет признаваться доходом, то наниматель должен удержать с него НДФЛ.
Количественный учет трудовых книжек
Правила, утвержденные Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003 г., в частности IV раздел этого документа, регламентируют, что для учета трудовых должны вестись следующие документы:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Она ведется работниками бухгалтерии. В ней отражаются сведения о приобретении и дальнейшем движении трудовых книжек. Здесь нужно отразить стоимость приобретенных бланков. И указать индивидуальные номера и серии.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них . Записи в данную книгу делаются после того, как книжка оформлена для работника. Здесь отражаются ее номер и серия, сумма, уплаченная работником за нее. Указываются данные, внесенные в трудовую книжку (дата приема, должность, приказ-основание). В данной книге ответственное лицо расписывается в приеме на хранение книжки, а ее владелец при получении документа на руки. Ведется эта книга работником, ответственным за хранение и заполнение трудовых книжек. Как правило, это кадровик. Если кадровая служба на предприятии не выделена, то эта обязанность возлагается на работника, который отвечает за трудовые.
Журналы должны быть оформлены соответствующим образом: прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и заверены подписью руководителя.
Ответственность
Ответственность за нарушение законодательства в части ведения трудовых книжек предусмотрена статьей 5.27 КоАП РФ. За нарушения, выявленные в первый раз, предусмотрены следующие наказания:
- Штраф в размере 1000-5000 рублей для должностного лица и ИП;
- 30 000-50 000 рублей для юридического лица.
За повторное нарушение штрафы увеличиваются:
- Штраф 10 000-20 000 для руководителя или ИП;
- Дисквалификация на 1-3 года в отношении должностного лица;
- Штраф 50 000-70 000 рублей в отношении юридического лица.
В статье 5.27 КоАП РФ нет отдельных пунктов за нарушения, связанные с трудовыми книжками, поэтому наказание определяется по п. 1-2, регулирующими наказания за нарушения трудового законодательства, не оговоренные отдельно.
При приеме сотрудника обязательно проверьте трудовую книжку на подлинность
Хранение
Бланки трудовых книжек нужно хранить либо в несгораемом сейфе, либо запирающемся шкафу. Это правило касается как чистых бланков в бухгалтерии, так заполненных трудовых, хранящихся в отделе кадров.
Для того чтобы получить чистые формы кадровик (или другое ответственное лицо) пишет заявку. Она оформляется в произвольной форме.
Каждый месяц в бухгалтерию необходимо представлять отчет о наличии чистых и испорченных бланков, а также о полученных суммах за оформленные книжки.
Форма отчета не утверждена, поэтому он составляется в свободной форме, либо на бланке, утвержденном на предприятии.
Выдача книжки при увольнении
При увольнении работодатель должен выдать трудовую книжку увольняемому работнику на руки. Владелец трудовой книжки должен расписаться в ее получении в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
В случае, если в день увольнения сотрудник не явился за трудовой, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости ее получить. Если уведомление не направлено закон считает, что работодатель удерживает у себя трудовую книжку без законных на то оснований.
В случае если книжка осталась невостребованной ее нужно хранить в архиве организации в течение 75 лет.
Документы умершего работника можно отдать его родственникам.
Оформление пенсии
В случае, если при оформлении пенсии ПФР требует у работника предоставить оригинал трудовой книжки, работодатель обязан ее выдать.
Делается это следующим образом:
- Работник пишет заявление с просьбой выдать ему документ.
- Работодатель выдает ему книжку не позднее трех дней с момента получения законодательства.
Дополнительно можно запросить у работника расписку, что он получил оригинал трудовой для предоставления в ПФР и обязуется ее вернуть.
Вернуть книжку он должен не позднее трех дней с момента возврата ее из Пенсионного Фонда.
П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.
Бланки трудовых книжек и вкладышей
Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.
В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.
В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».
Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты - от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.
Порядок приобретения бланков
Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила).
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее - Порядок).
Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.
Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в них .
Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:
Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).
Административная ответственность
Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
- на предпринимателей - от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Назначаем ответственное лицо
По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.
Пример 1
Свернуть Показать
Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).
Пример 2
Свернуть Показать
Учет трудовых книжек
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей
Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.
Пример 3
Свернуть Показать
Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).
К сведению
Свернуть Показать
В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:
- Кредит 006 - списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.
Пример 4
Свернуть Показать
Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Образец заполнения см. в Примере 5.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.
Пример 6
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
К сведению
Свернуть Показать
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).
Архивные сроки
Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):
- трудовые книжки, которые не были востребованы, - 75 лет;
- документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - 75 лет;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее - 5 лет.