Кассовый аппарат, согласно ФЗ №54, должен присутствовать у каждого предпринимателя, проводящего операции с наличными деньгами. Некоторые бизнесмены считают, что пользоваться аппаратом очень сложно и самостоятельно освоить его не получится. Но это не так — стоит один раз разобраться, и вы сможете работать практически на любых моделях ККТ. Мы расскажем вам о том, как пользоваться кассовым аппаратом: в этом нет ничего сложного.

Общие правила

Перед тем как пользоваться кассовым аппаратом, обязательно изучите инструкцию. В ней прописаны все сочетания клавиш и правила пробивки чеков. Помните, что в конце дня необходимо “обнулять” кассу, выводя из нее всю заработанную за день наличность и подшивая отчет в кассовую книгу.

Правила пользования кассовым аппаратом достаточно простые

Кто может работать с ККТ?

Работать с кассовым аппаратом могут только те люди, которые заключили с владельцем бизнеса договор о полной материальной ответственности (либо сам предприниматель). Также они должны научиться правильно эксплуатировать кассовый аппарат хотя бы на минимальном уровне (выбивать чеки, обнулять аппарат). Пройти обучение можно в центре техобслуживания ККТ.

Обратите внимание: перед началом работы кассы ИП или директор магазина вместе с кассиром должен открыть привод и счетчик ККТ, выбить отчетный чек и проверить совпадение сумм за последний день с контрольным журналом операциониста.

В обязанности директора также входит:

• внесение точных показаний аппарата в кассовую книгу, заверение результатов своей подписью;
• оформление начала новой контрольной ленты (на ней указывают номер кассового аппарата, дату начала ее использования и показания контрольного регистра);
• выдача ключей от привода и самого аппарата ответственному лицу;
• выдача кассиру мелких купюр и монет для сдачи;
• обеспечение сотрудников, работающих с аппаратом, кассовыми и красящими лентами.

Обязанности кассира

Перед тем как заступить на работу, кассир должен:

• проверить работоспособность и целостность блоков кассового аппарата;
• отрегулировать дату и время, проверить, обнулена ли касса;
• перед началом работы нужно выбить пару нулевых чеков, проверив работоспособность печатающего механизма;
• в конце рабочего дня обнулить кассу и сдать наличность директору.

Правила работы с кассовыми аппаратами могут отличаться — изучайте инструкцию

Как работать с ККТ

Давайте разберем, как работать с кассовым аппаратом: пошаговые действия. Первым делом включите аппарат. Некоторые устройства включаются кнопкой на задней панели, некоторые поворотом ключа в положение РЕГ. На табло должны высветиться нули: это означает, что все работает нормально. Дальнейший алгоритм работы выглядит так:

1. Авторизация. Некоторые ККТ начинают работать только после того, как сотрудник будет авторизован. Для этого вам понадобится ввести свой служебный номер и пароль либо использовать специальную карту.
2. Продажа осуществляется путем ввода нужной суммы. Введите правильную стоимость товара, используя цифровые клавиши. Затем нажмите кнопку классификации товара (обычно они разделены на группы, к примеру: одежда, обувь, продукты питания). Некоторые кассовые аппараты могут считывать штрих-код продукции, автоматически выбивая нужную сумму. Затем нажмите кнопку “Оплата” или “Наличные” и покупка проведется.
3. Если у вас действуют какие-то скидки к полной цене, то их можно выбить прямо на аппарате. Введите его полную цену, затем выберите категорию товара, введите размер скидки и нажмите кнопку “%” (например, 15%).
4. Если вам необходимо ввести несколько разных предметов в один чек, то набирайте их цену и нажимайте клавишу категории. Повторяйте данный процесс, пока не введете все товары, после чего нажимайте “Оплата”.
5. Нулевой чек выбивается просто при нажатии на кнопку “Оплата” или “Наличные”.

Это простейшие правила пользования кассовым аппаратом. Более детально о сложных операциях вы можете узнать из инструкции к вашему устройству.

Замена ленты

Давайте рассмотрим как вставить ленту в кассовый аппарат — это приходится проделывать достаточно часто, поэтому необходимо довести данный процесс до автоматизма.

Вставить ленту несложно: потренируйтесь пару раз и научитесь

Обучение на кассе онлайн позволяет организовать одновременное прохождение курсов большого количества удаленных сотрудников.

Розничная торговля сегодня редко обходится без распечатки чеков, поэтому приходится проводить оперативное обучение на кассе онлайн для обеспечения корректной работы на торговых точках. От этого зависит, сколь достоверными будут данные о распечатанных чеках по сравнению с реальной ситуацией в магазине.

Нужно ли обучение работе на кассе-онлайн

Для получения доступа к работе на кассовом аппарате в большинстве случаев требуется соответствующее разрешение. Обычно - это справка о прохождении обучения, но дают на инструктаже лишь общую информацию.

Сотрудник получает следующие навыки:

Общие сведения о правилах работы с ККМ;

Основные операции на кассе, вроде оформления и аннулирования чека, возвратах товара, снятия X и Z отчетов;

Порядок действий при возникновении поломок на кассовом узле.

Более подробное обучение возлагается непосредственно на торговую точку, ведь каждый магазин может оснащаться разнотипным оборудованием. Так что с переходом на кассы, работающими через интернет с оператором фискальных данных, придется провести какой-то дополнительный инструктаж.

Применение программы Р-Кипер в разных фирмах

Преимущество организации подобных мероприятий на базе ресурсов работодателя часто заключается в бесплатности этой услуги. Но понадобится хотя бы один работник, у кого есть практические навыки работы с применяемой техникой и программой, установленной на кассовом комплексе.

Особое внимание обычно уделяется специализированным продуктам вроде Р-Кипер, его применяют в ресторанах. В зависимости от должности, обучают следующим приемам:

Планирование рабочего времени сотрудников;

Организация своевременной доставки;

Ведение складского учета;

Визуальное оформление заказов.

Все эти операции в итоге завязаны на кассу, распечатывающую как чеки, так и накладные, задачи для кухни. Ведь фискальные регистраторы нового типа позволяют это делать по команде с управляющего компьютера на рабочем месте кассира.

Чем полезны видеоуроки по новым кассовым аппаратам

Задача по обучению сотрудников значительно облегчается за счет применения технологий с использованием видео уроков. Подобное решение позволяет исключить необходимость собирать обособленные группы, выделять помещение для их размещения. Уменьшенный объем накладных расходов обеспечивает повышение рентабельности бизнеса.

Благодаря сети местных новостей на базе ГТРК информация о предстоящем переходе на новые типы кассовых аппаратов своевременно поступает предпринимателям в регионах. Так что становится актуальной услуга централизованного обучения с помощью ведения вебинаров, онлайн-семинаров.

За счет более гибкого графика вплоть до самостоятельного обучения с последующими аттестационными зачетами достигается более высокая скорость повышения квалификации кассиров, перевода предприятия на новый тип оборудования. Более актуальным является такая услуга для компаний полностью заменившей парк кассовой техники.

Работа с кассовым аппаратом требует определенных навыков. Кассир должен знать все тонкости работы с ККМ, уметь заполнять журнал кассира-операциониста, снимать Z и X-отчеты и конечно иметь опыт закрытия кассы.

Как работать с кассовым аппаратом

Предварительную подготовку ККМ к работе проводит специалист вашего центра технического обслуживания (ЦТО). При вводе ККМ в эксплуатацию присутствуют кассиры – материально ответственные лица. Представитель ЦТО проверяет исправность кассы, опробует ее в работе и вводит данные для обязательных реквизитов чека.

Работу с ККМ можно доверить только сотрудникам, которые прошли специальное обучение (например, в ЦТО или просто в процессе введение в должность). С кассирами нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Если вы директор или индивидуальный предприниматель, вам можно и лично работать на кассе.

Обязанности директора и кассира при работе с ККМ

До начала работы с ККМ ключ от кассы хранится у вас. Перед началом работы вы, ваш заместитель, дежурный администратор или главный (старший) кассир (в зависимости от размера вашего бизнеса) выдаете кассирам под расписку:

• ключи от кассы и денежного ящика;
• купюры и монеты для размена;
• необходимые принадлежности для работы и обслуживания кассы (чековые ленты, красящую ленту, такие инструменты как щетки для чистки и пинцеты для вытаскивания застрявшей ленты).

Кроме того, перед тем как работать на кассе вы или ваше доверенное лицо обязаны вместе с кассиром:

• сверить показания секционных и контрольных счетчиков с данными книги кассира-операциониста за предыдущий рабочий день;
• занести эти данные в книгу за текущий день и заверить своими подписями;
• оформить начало контрольной ленты – указать на ней тип и номер ККМ, дату и время начала работы, показания счетчиков;
• закрыть замок показания денежных счетчиков;
• убедиться в исправности кассового аппарата и готовности к работе.

После этого вы выдаете кассиру ключи – он может начинать работу.

Как снять X-отчет в ККМ

X-отчет показывает, какие операции и на какие суммы проведены, и позволяет контролировать выручку. Первый Х-отчет кассир снимает в начале дня, после того как подключит кассовый аппарат к электричеству, убедится, что нумератор показывает ноли, заправит чековую и контрольную ленту, проверит дату и при необходимости подправит ее вручную. Х-отчет в начале дня будет совпадать с данными из журнала кассира-операциониста (форма КМ-4) за предыдущий день.

Можно снимать не только полный X-отчет, но и отдельно по каждому отделу или товару, а также по кассирам. Запрашивать такой отчет можно любое количество раз в течение дня – например, в конце каждой смены. В отличие от Z-отчета, Х-отчет не обнуляет выручку.

При выводе Х-отчета проводится сверка его данных с реальной суммой выручки в денежном ящике кассы. Последний X-отчет снимается в конце дня при окончательной сверке выручки (при инкассации).

Онлайн касса 54-ФЗ Бизнес.Ру за 1 день! Получить удобное приложение можно в один клик. Это и поддержка продавца-кассира и удобная складская программа и онлайн-касса с фискальным накопителем.

Как работать на кассовом аппарате

В начале работы с кассовым аппаратом кассир пробивает несколько нулевых чеков, чтобы проверить исправность ККМ. Убедитесь, что ваши кассиры высчитывают и озвучивают покупателям общую сумму покупки, уточняют способ оплаты (наличными или картой), а если вдруг касса не принимает карточки – предупреждают об этом клиентов. Также следите, чтобы кассиры выдавали покупателям чеки, если не хотите штрафов.

Когда нужен акт по форме № КМ-3

Акт о возврате денежных сумм покупателям по форме КМ-3 составляется в одном экземпляре в конце дня при сдаче выручки. Его подписывает кассир, а утверждаете вы. Акт КМ-3 понадобится, только если:

• клиент отказался от покупки и оформил возврат;
• кассир ошибся.

Во втором случае кассир своевременно должен выбить правильный чек и отдать его клиенту. Чек с ошибкой погашается и подшивается к акту (поскольку чеки быстро выцветают, лучше сразу их скопировать).

Форма КМ-3 включает в себя информацию о кассовом аппарате, о кассире, о вашей программе учета. Также в акт вписывают номер и сумму каждого чека.

Закрытие кассы. Как снять Z-отчет в ККМ

В конце дня нужно сверить выручку в кассе с показаниями ККМ. Сделать это можно с помощью X-отчета. Затем составляется Z-отчет кассира, который содержит:

• данные контрольных регистров на начало и конец дня;
• сумму выручки;
• сведения об общей сумме возвращенных клиентам денег и чеков, аннулированных чеков;
• информацию о скидках.

Кассир не сдаст выручку, пока не снят Z-отчет. Конец контрольной ленты (распечатки) Z-отчета подписывается, в нем указывается тип и номер ККМ, показания контрольных счетчиков, сумма, выручки, дата и время окончания работы. На основании этого отчета заполняются другие формы отчетности – например, журнал кассира-операциониста.

Кассиры сдают деньги и кассовый отчет по форме КМ-6 старшему (главному) кассиру. Если у вас одна-две ККМ, выручка сдается непосредственно инкассатору. Затем кассиру нужно заполнить журнал, проверить состояние кассового аппарата и подготовить его к завтрашнему дню, отключить кассу от сети, накрыть чехлом и сдать вам ключи под расписку.

Как заполнять журнал кассира-операциониста

Правила ведения журнала кассира-операциониста схожи с правилами заполнения книги кассира-операциониста, применявшейся раньше. Журнал заводится на каждую кассу отдельно либо один общий на все ККМ.

В общем случае этот регистр ведется по форме № КМ-4, но допускается заполнение журнала кассира-операциониста по сокращенной форме № КМ-5, если касса установлена на прилавке магазина. Официанты в точках общепита также пользуются формой КМ-5.

Записи в журнал кассира-операциониста заносятся чернилами или шариковой ручкой, без помарок, исправления заверяются подписями кассира и руководства (то есть вашим автографом).

Если ведется один журнал на все кассы, записи вносят в порядке нумерации касс. Естественно, вся информация вводится в хронологическом порядке.

Журнал вместе с другими важными документами, например, паспортом кассового аппарата, должен храниться у вас.

Журнал заполняется ежедневно после снятия Z-отчета по кассе. В него вносятся данные выручке, о возвращенных клиентами чеках, о количестве нулевых чеков за день или за смену. В журнале отражается также информация о недостачах или излишках, если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с выручкой.

Согласно Федеральному закону № 290-ФЗ от 03.07.2016 предприятия розничной торговли, использующие кассовые аппараты, должны модернизировать или заменить их. Как работает онлайн касса? Она будет формировать не только бумажные, но и в электронные чеки. Данные о каждой продаже через операторов фискальных данных (ОФД) будет пересылаться в Инспекцию федеральной налоговой службы (ИФНС) и компьютеры и телефоны покупателей. Работу кассиров нововведение не затруднит, так как все процессы будут автоматизированы.

Преимущества использования новой контрольно-кассовой техники

Для законодателей переход на новую форму расчетов в торговых точках (онлайн-кассы) позволяет:

• Ужесточить контроль за учетом выручки;
• Пополнить госбюджет;
• Повысить уровень защиты покупателей (документ о покупке в электронной форме будет доступен в любое время);
• Упорядочить процессы торговли интернет-магазинов, которые тоже должны будут оформлять электронные и бумажные чеки.

Некоторые преимущества получат и предприниматели:

• Отпадет необходимость в обслуживании контрольно-кассовой техники, так как фискальный накопитель продавцы будут менять самостоятельно;
• можно будет посредством сети интернет (без посещения Налоговой инспекции);
• Налоговики смогут контролировать продажи без выезда на проверки.

Существует вероятность, что торговцы на патенте и ЕНВД , которые на данный момент не пользуются контрольно-кассовыми аппаратами, при покупке онлайн-кассы получат вычет по налогам.

Принцип работы онлайн-кассы

Чтобы понять, как будут работать новые аппараты, необходимо определить, чем они отличаются от старого оборудования, и каким образом информация будет поступать в Налоговую службу.

Основное отличие новой кассой техники – замена электронной контрольной ленты фискальным накопителем. Этот блок позволит ввести, транслировать и сохранять информацию о продажах за год. Потребуется так же клавиатура для отправки копии на телефон или компьютер. Для соединения с сетью интернет техника должна иметь 2 вида входов – проводной и беспроводной.

Данные будут передаваться не в Налоговую службу, а операторам фискальных данных – юридическим лицам, которым ФСБ выдала соответствующую лицензию.

Операторы должны:

• Иметь экспертное заключение. Свидетельствующее о способности обеспечить стабильную и бесперебойную обработку и передачу информации;
• Обеспечить копирование, сохранность и конфиденциальность полученных данных;
• Обладать лицензией Роскомнадзора, ФСТЭК и ФНС, позволяющие оказывать услуги телематической связи.

Все торговцы к 1 февраля 2017 года должны иметь договор с одним из операторов фискальных данных.

Обновленная схема продаж

В начале рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, в конце рабочего дня – отчет о закрытии. Через 24 часа после начала смены возможность сформировать чек заканчивается.

После того, как новое оборудование оформит чек, сформируется фискальный признак, информация будет направлена в ОФД для ее проверки. Оператор проверит и сохранит информацию. Если данные достоверные, они в течение примерно 1,5 секунд будут переданы в торговое предприятие и Налоговую инспекцию. Оформить продажу без уникального номера ОФД будет невозможно.

По требования покупателей продавцы будут обязаны пересылать копии чеков на компьютер или телефон. Но бумажные чеки тоже будут выдаваться, но новое оборудование добавит в них QR код, позволяющий в любое время проверить, поступили ли данные о продаже в ИФНС.

Возникает вопрос, как выглядит чек онлайн кассы. У него будет больше реквизитов, чем у документа со старого оборудования. Добавятся следующие строки:

• Информация о системе налогообложения;
• Данные о месте, в котором совершена покупка (адрес офлайн магазина или адрес сайта, если это интернет-магазин);
• Разновидность расчета (приход или расход);
• Форма расчета (наличными или электронными средствами);
• Номер, присвоенный ОФД;
• Номер регистрации, присвоенный в ККТ;
• Номер кассового накопителя, присвоенный на заводе;
• Наименование ОФД;
• Адрес ОФД в сети интернет;
• Email или номер телефона покупателя.

За своевременную передачу информации о продажах полностью несет ответственность продавец. При отсутствии подключения к сети интернет данные можно сохранять до 30-и дней. Этого достаточно, чтобы наладить связь или подключиться к новому каналу. В это время кассовый аппарат сам будет формировать чеки. Они отправятся в ОФД после восстановления связи.

Если при расчетах используются бланки строгой отчетности, то и эта информация должна быть отправлена оператору.

Процесс перехода на новую кассовую технику

Первый вопрос: как перейти на онлайн кассу. Последовательность действий следующая:

• Установить в ЦТО (центре техобслуживания кассовой техники), можно ли обновить старое оборудование;
• Снять с учета и обновить старый аппарат или приобрести новый;
• Купить соответствующее программное обеспечение;
• Поставить кассовую технику (обновленную или новую) на учет.

Обновленное оборудование должно иметь новое название, паспорт и номер.

На момент регистрации техники договор с ОФД должен быть уже оформлен.

Если предприятие расположено в местности, где нет интернет сети, передавать информацию в Налоговую инспекцию оно будет традиционным способом.

Одновременно вводятся коррекционные чека и бланки строгой отчетности по коррекциям, предназначенные для исправления ошибок при расчетах. Сформировать их будет позволено только до окончания смены. Исправить ошибки предыдущих смен возможности не будет.

К работе с кассовым аппаратом могут быть допущены работники, которые:

– освоили правила эксплуатации ККТ в объеме технического минимума (например, прошли обучение в ЦТО);
– изучили типовые правила эксплуатации ККТ.

При этом с такими работниками нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

Перед началом работы с ККТ директор организации (его заместитель, дежурный администратор, индивидуальный предприниматель) обязан:

– открыть замок привода и счетчиков ККТ и вместе с кассиром снять показания (получить отчетную ведомость) секционных и контрольных счетчиков, сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4 за предыдущий день;
– убедиться в совпадении показаний и занести их в книгу за текущий день на начало работы, заверить своими подписями;
– оформить начало контрольной ленты. Для этого на ней нужно указать тип и заводской номер ККТ, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Эти данные заверяются подписями, после чего замок показаний денежных счетчиков закрывается;
– выдать кассиру ключи от ККТ, привода ККТ и денежного ящика;
– обеспечить кассира разменными купюрами и монетами в необходимом для расчета с покупателями количестве;
– выдать кассиру принадлежности для работы и обслуживания ККТ (например, чековые ленты соответствующих размеров, красящую ленту);
– дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т.п.).

Кассир, прежде чем начать работу с ККТ, обязан:

– проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
– включить ККТ в электросеть, проверить ее работу путем выбивания двух-трех нулевых чеков. Данные чеки в конце дня нужно приложить к кассовому отчету;
– протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
– разместить необходимый для работы инвентарь (микрокалькулятор).

При оплате покупки кассир-операционист обязан определить общую сумму покупки. Сделать это можно по показаниям индикатора ККТ или с помощью счетных устройств (например, калькулятора). Далее эту сумму необходимо назвать покупателю (заказчику) и уточнить способ оплаты.

Если покупатель (заказчик) производит оплату наличными, то кассир-операционист должен получить от покупателя (заказчика) денежные средства, четко назвать их сумму и положить эти денежные средства отдельно на виду у покупателя (заказчика).

В случае, когда покупатель (заказчик) для оплаты предоставил банковскую карту, кассир-операционист или сам покупатель (заказчик) должен вставить карту в специальный разъем кассовой машины (системного кассового терминала, имеющего связь с банком). При вводе банковской карты в машину покупатель (заказчик) должен ввести личный код (ПИН-код), известный только ему. По каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего кассир-операционист должен напечатать кассовый чек и вернуть карточку покупателю одновременно с кассовым чеком.

В процессе работы кассиру запрещено:

– работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;
– допускать посторонних лиц к ККТ (исключение – директор (его заместитель, бухгалтер, дежурный администратор) организации (индивидуального предпринимателя), а также технический специалист или контролирующее лицо для проверки кассы – только с разрешения указанных лиц);
– покидать кассовую кабину без уведомления об этом администрации, не отключив ККТ, не закрыв на ключ кассовую кабину и ККТ. При необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, ККТ и денежного ящика) должны быть у кассира;
– самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;
– иметь в кассе личные и не учтенные через ККТ денежные средства (исключение – денежные средства, которые выданы перед началом рабочего дня).

В конце рабочего дня (смены) представитель администрации (индивидуальный предприниматель) в присутствии кассира должен:

– снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров) и получить распечатку или вынуть из ККТ использованную в течение дня контрольную ленту (Z-отчет);
– подписать конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер кассового аппарата, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), дневную выручку, дату и время окончания работы;
– сравнить фактическую сумму денежной выручки и полученные показания и установить причины расхождения. В частности, составить акт возврата по форме № КМ-3 по неиспользованным и ошибочно пробитым чекам.

Кассиру нужно:

– подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
– составить кассовый отчет по форме № КМ-6;
– сдать выручку вместе с кассовым отчетом (форма № КМ-6) старшему (главному) кассиру (либо непосредственно инкассатору банка – если в организации (у индивидуального предпринимателя) всего одна-две кассы);
– заполнить журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).Закончив оформление кассовых документов, кассир:
– произвести межремонтное обслуживание машины и подготовку ее к следующему дню, в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип кассовой техники;
– закрыть кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;
– сдать ключи от кассовой машины, кассовой кабины представителю администрации (директору, заведующему, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру) на хранение под расписку.