Règlement sur l'utilisation des cartes bancaires d'entreprise. Comptabilité carte bancaire entreprise

Il est destiné à payer les dépenses liées à l'activité économique ou principale de l'entreprise, y compris les frais généraux, de représentation, de transport et de déplacement, ainsi qu'à percevoir des espèces. La carte ne peut pas être utilisée pour la paie et les paiements sociaux. À la base, une carte d'entreprise est un analogue des fonds émis pour un rapport. Il peut s'agir d'un débit ou d'un crédit.

Le nombre possible de cartes à ouvrir pour le compte est déterminé par chaque banque à sa discrétion.

Avantages de l'utilisation de cartes d'entreprise pour une organisation :

Réduction des coûts d'exploitation et du temps associés à l'émission des montants à déclarer. L'entreprise n'a pas besoin de recevoir d'argent de la banque pour les dépenses professionnelles, ni d'effectuer leur livraison et leur stockage;

Vous n'avez pas besoin d'acheter de devises étrangères pour vos voyages d'affaires à l'étranger ou d'ouvrir un compte en devises étrangères, et vous n'avez pas besoin d'émettre de déclarations lors du franchissement des frontières. Les fonds seront débités du compte de carte de l'entreprise avec conversion automatique dans la devise du pays dans lequel se trouve le titulaire de la carte ;

Gestion et contrôle des dépenses de l'entreprise. La possibilité de fixer des limites sur les cartes et de connecter des SMS d'information vous permet de contrôler en temps réel la dépense des fonds par un employé autorisé. Par exemple, une organisation peut réapprovisionner une carte à tout moment ou augmenter la limite des transactions d'un employé détaché. La banque fournit également à l'entreprise un état détaillé des opérations utilisant des cartes. Pour cette raison, le service comptable de l'entreprise peut contrôler les dépenses ciblées de fonds par les employés ;

La capacité d'effectuer des paiements supérieurs à 100 000 roubles. Conformément à l'instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 20 juillet 2007 n° 1843-U, les règlements en espèces dans la Fédération de Russie entre des organisations, y compris des entrepreneurs individuels liés à leurs activités entrepreneuriales, dans le cadre d'un seul contrat peuvent être fait pour un montant ne dépassant pas 100 000. roubles. Les paiements utilisant une carte d'entreprise sont des paiements autres qu'en espèces - par conséquent, cette restriction ne s'applique pas aux transactions avec des cartes d'entreprise ;

Grâce à la carte, vous pouvez effectuer des achats sur Internet ;

Accès 24 heures sur 24 aux fonds du compte de l'organisation. Possibilité de retirer de l'argent aux distributeurs automatiques à tout moment ;

La possibilité de joindre toutes les cartes d'entreprise à un compte de carte avec une seule limite de dépenses pour tous les employés de l'organisation ou de diviser toutes les cartes d'entreprise en groupes avec leur propre limite de dépenses ;

Réduire les risques de perte ou de vol d'argent liquide. En cas de perte de la carte, le client peut la bloquer en conservant les fonds ;

De plus, selon le type de carte et le programme de la banque, les cartes d'entreprise offrent certains types de rabais et d'avantages.

Le service annuel d'une carte d'entreprise dans les banques russes coûte en moyenne 1 000 roubles. Par exemple, à Avangard Bank, le service annuel de la carte MasterCard Business coûte 900 roubles et MasterCard Gold - 2 000. À la St. Petersburg Industrial Joint Stock Bank (SIAB), le service annuel de la carte Visa Business coûtera 1 000 roubles. .

Les banques peuvent établir un solde de compte minimum sur la carte. Ainsi, dans la banque "Avangard", cela équivaut à 10 000 roubles.

Entité légale liée au compte. Il est destiné à payer les dépenses liées à l'activité économique ou principale de l'entreprise, y compris les frais généraux, de représentation, de transport et de déplacement, ainsi qu'à percevoir des espèces. La carte ne peut pas être utilisée pour la paie et les paiements sociaux. À la base, une carte d'entreprise est un analogue des fonds émis pour un rapport. Il peut s'agir d'un débit ou d'un crédit.

Pour émettre une carte, une personne morale doit conclure un accord avec la banque pour l'émission et la maintenance des cartes d'entreprise, qui affiche des informations sur les employés qui utiliseront ces cartes. L'accord doit être accompagné des demandes des employés pour la délivrance de cartes et de procurations de la part de l'entreprise. Et aussi pour ouvrir un compte courant de carte doit être soumis aux documents pertinents. Dans les sept jours ouvrables à compter de la date d'ouverture ou de fermeture d'un compte bancaire pour la gestion des cartes d'entreprise, il est nécessaire d'en informer l'inspection des impôts (articles 23, 6.1 du Code des impôts de la Fédération de Russie). En cas de violation de ce délai, une amende de 5 000 roubles est prévue en vertu de l'art. 118 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Le nombre possible de cartes à ouvrir pour le compte est déterminé par chaque banque à sa discrétion. Par exemple, dans Bank24.ru, vous pouvez lier un nombre illimité de cartes d'entreprise à un seul compte.

Avantages de l'utilisation de cartes d'entreprise pour une organisation :

Grâce à la carte, vous pouvez effectuer des achats sur Internet ;

Accès 24 heures sur 24 aux fonds du compte de l'organisation. Possibilité de retirer de l'argent aux distributeurs automatiques à tout moment ;

Réduire les risques de perte ou de vol d'argent liquide. En cas de perte de la carte, le client peut la bloquer en conservant les fonds ;

Une bonne alternative au chéquier.

De plus, selon le type de carte et le programme de la banque, les cartes d'entreprise offrent certains types de rabais et d'avantages.

Le service annuel d'une carte d'entreprise dans les banques russes coûte en moyenne 1 000 roubles. Par exemple, à Avangard Bank, le service annuel de la carte MasterCard Business coûte 900 roubles et MasterCard Gold - 2 000. Dans la St. Petersburg Industrial Joint Stock Bank (SIAB), le service annuel de la carte coûtera 1 000 roubles.

Les banques peuvent établir un solde de compte minimum sur la carte. Ainsi, dans la banque Avangard, il est égal à 10 000 roubles, à Promsvyazbank - 3 000.

Voyez ce qu'est une « carte d'entreprise » dans d'autres dictionnaires :

CARTE D'ENTREPRISE- (Carte Entreprise en anglais) - une carte de paiement qui permet à son titulaire d'effectuer des transactions sur le compte d'une personne morale. La banque émet K. à. en faveur du personnel juridique les personnes qui les utilisent pour payer les frais de déplacement et de représentation, ... ...

CARTE D'ENTREPRISE- une carte bancaire qui permet à son titulaire d'effectuer des opérations sur le compte d'une personne morale... Glossaire des concepts et termes formulés dans les documents réglementaires de la législation russe

Carte électronique universelle- (UEC) une carte plastifiée qui associe une pièce d'identité, une police d'assurance maladie obligatoire, une attestation d'assurance d'assurance retraite obligatoire, une carte bancaire de paiement. Informationnel ... ... Wikipédia

CARTE DE CRÉDIT- (Carte de crédit anglaise) un document de règlement de paiement personnalisé sous la forme d'une plaque plastifiée personnalisée délivrée par la banque émettrice à ses déposants pour les paiements autres qu'en espèces, l'achat de biens et services à crédit dans un réseau de vente au détail, ... ... Dictionnaire économique

CARTES DE PAIEMENT- un outil de règlement non monétaire permettant d'identifier les porteurs de carte au moment de la transaction et d'établir les documents de règlement déterminés par la législation et les règles de fonctionnement des systèmes de paiement par carte. PC. - un des… … Dictionnaire encyclopédique de la finance et du crédit

- - carte d'entreprise du système de paiement Visa. Non disponible en Russie, le plus souvent utilisé aux États-Unis. Offert par les banques depuis 1994. La carte est conçue pour réduire les coûts et la paperasserie dans les organisations, notamment pour les petits achats ... ... Encyclopédie bancaire

Récemment, les paiements avec des cartes d'entreprise sont devenus monnaie courante pour la plupart des entreprises. Ces instruments de paiement sont faciles à utiliser.

Comptabilité des cartes d'entreprise assez simple. Les comptables expérimentés n'ont généralement aucun problème à enregistrer les transactions. Des difficultés peuvent apparaître lors de la rédaction par le salarié à qui il a été délivré. Ensuite, nous examinerons les caractéristiques de la réflexion des opérations.

informations générales

Les cartes d'entreprise sont des cartes bancaires dont les fonds appartiennent à l'organisation. Avec leur aide, les dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles sont payées.

Peut être emporté paiement par carte d'entreprise frais de voyage, d'affaires, d'accueil. Cet instrument de paiement n'est pas utilisé pour les besoins personnels du salarié, l'imputation de ses gains, ainsi que pour les prestations sociales.

Types

Il existe des cartes de crédit et de paiement (débit). Avec l'aide de ce dernier, le paiement s'effectue au détriment des fonds sur le compte de l'entreprise, ou du découvert.

Pour les cartes de crédit, ainsi, les règlements s'effectuent au détriment des fonds empruntés fournis par la structure bancaire.

Caractéristiques de l'opération

Le réapprovisionnement se fait par virement bancaire. Pour cela, un ordre de paiement est envoyé à l'organisme bancaire.

Les fonds sont dépensés uniquement avec la carte. Il peut s'agir à la fois de transactions non monétaires ordinaires et de retraits d'espèces.

Pour les cartes d'entreprise les limites de règlement établies par la Banque centrale pour les règlements en espèces ne s'appliquent pas. Pendant ce temps, les organismes bancaires, guidés par les recommandations de la Banque centrale, peuvent fixer la limite d'émission. Par exemple, selon Carte d'entreprise Sberbank le montant maximum est de 100 000 roubles par jour.

Avantages des instruments de paiement

On peut noter les avantages suivants de l'utilisation des cartes d'entreprise :

Contrôle des dépenses des employés. Premièrement, toutes les transactions seront reflétées dans le compte de l'entreprise. Deuxièmement, il est formé, qui reflète toutes les dépenses engagées pour une période spécifique.
La possibilité d'utiliser des fonds à tout moment. L'accès à l'argent sur le compte se fait 24 heures sur 24.
Blocage rapide de la carte en cas de problème.
La possibilité d'utiliser des fonds lors de voyages d'affaires à l'étranger. Il n'est pas nécessaire d'acheter des devises étrangères en quittant la Fédération de Russie. Dans le même temps, depuis la Russie, vous pouvez rapidement un employé qui se trouve à l'étranger.
Gain de temps important lors de la réservation et du paiement des billets, des chambres d'hôtel.

Notification de l'IFTS et des fonds

Les informations sur un compte ouvert doivent être transmises à la CRF, à l'ARIA et au service des impôts. Actuellement, la notification est envoyée par l'organisme bancaire lui-même, qui dessert le compte.

La notification est effectuée sous 7 jours (jours ouvrés).

Nuances importantes

Cartes d'entreprise pour les personnes morales sont émis pour des employés spécifiques de l'entreprise, c'est-à-dire qu'ils sont nominaux.

Reflet des opérations en comptabilité des cartes d'entreprise effectuée, en règle générale, sur un compte séparé.

Un compte bancaire peut être ouvert à la fois en roubles et en devises étrangères. De plus, dans le premier cas, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte supplémentaire en devises. Selon le Règlement de la Banque centrale n° 266-P, paiement par carte d'entreprise peut également être effectué dans une devise différente de la devise du compte. Lorsque, par exemple, des dollars sont reçus, le système de la banque convertira le montant requis (il convertira automatiquement les roubles en dollars).

But de la dépense

Les actes réglementaires établissent une liste des opérations pouvant être effectuées en devises étrangères à l'aide d'une carte d'entreprise :

Recevoir des devises étrangères en espèces à l'étranger pour payer les frais d'accueil et de voyage.
Paiement des dépenses (représentation / voyage) dans les organisations commerciales / de service en devises étrangères en dehors de la Russie.

D'autres transactions sont considérées comme illégales. Le respect de la liste est contrôlé par la structure bancaire.

Document d'organisation locale

L'entreprise doit élaborer une loi qui définit les règles de base pour l'utilisation des cartes d'entreprise. Dans ce document, vous devez installer :

La liste des opérations et des coûts qui peuvent être effectués par un employé.
Limites de règlement.
Procédure pour fournir rapport de carte d'entreprise.
Information sur l'inadmissibilité de la divulgation du code PIN à des tiers.
Le terme dans lequel l'employé est obligé de fournir un rapport préalable sur la carte d'entreprise. Dans le même paragraphe, il est conseillé de lister les documents qui confirmeront l'information.

De plus:

Par arrêté du chef, le cercle des salariés ayant droit à la carte d'entreprise est déterminé.
Des accords de responsabilité sont conclus avec les employés concernés.
Les salariés titulaires doivent connaître la procédure d'utilisation des cartes de signature.

Le retour et l'émission des moyens de paiement sont conservés dans un livre spécial.

Caractéristiques de réflexion

Comptabilité du compte courant effectuée dans l'entreprise sur le compte. 55. Un sous-compte lui est ouvert 55.4.

S'il est conseillé de créer des sous-comptes de deuxième commande sur le compte : « Solde minimum » et « Limite de paiement ».

Si l'organisation a ouvert plusieurs comptes (pour chaque carte), alors le sous-compte 55.4 est créé pour chacun d'eux. Si plusieurs cartes d'employés différents ont été émises sur un même compte bancaire, qui effectuent des paiements dans la limite générale, la nécessité de conserver des enregistrements analytiques dans le contexte des titulaires est déterminée par l'entreprise de manière indépendante.

Dans les cas où une carte entreprise est liée à un seul compte courant, il est conseillé de créer un sous-compte pour le compte. 51 ou 52.

Comptabilisation des opérations

Pour plus de commodité, les règles de réflexion des opérations sont présentées dans le tableau :

		Rendez-vous	Confirmation
		Transfert du montant de la limite de paiement et du solde minimum (en roubles) du compte bancaire de l'entreprise vers le compte de carte (en roubles)	Extrait.
		Transfert du plafond de paiement et du solde minimum en devise étrangère d'un compte en devise étrangère vers un compte d'entreprise.	Document de paiement, relevé bancaire.
		Réception des fonds crédités sur le compte carte à la date d'une inscription ponctuelle, si une convention correspondante a été conclue avec la structure bancaire	Ordre bancaire, relevé bancaire.
		Encaissement des fonds de crédit sur un compte carte le jour du paiement par les fonds de crédit d'un organisme bancaire en l'absence d'argent propre de l'entreprise, si une convention de découvert a été signée avec la banque	Relevé bancaire, commande.
		Paiement des frais bancaires d'enregistrement, d'émission, de service de la carte
		Accumulation d'intérêts sur un prêt accordé par une carte d'entreprise	Relevé bancaire, relevé comptable.
		Transfert de fonds pour le remboursement d'un prêt ou des intérêts sur un prêt reçu dans le cadre de l'utilisation de la carte	Ordre de paiement (document), relevé bancaire.

Pour refléter le réapprovisionnement carte d'entreprise en "1C"le document" Radiation de compte bancaire "est utilisé. Il se trouve dans la rubrique" Banque et caisse ".

Comptabilisation des règlements

Il existe deux options pour refléter les transactions : simplifiée et académique. Leurs caractéristiques sont indiquées dans les tableaux.

Manière simplifiée

	Rendez-vous	Confirmation
	Reflet des montants de travail, de services, de biens payés par la carte, ainsi que d'espèces retirées de la carte dans le cadre des titulaires (employés responsables) à la date précisée dans le relevé bancaire	Relevé bancaire avec pièce jointe de déchiffrement pour les cartes d'entreprise.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40, etc.	Reflet des matériels, travaux, prestations payés, conformément au rapport préalable présenté par le salarié avec pièce jointe des pièces justificatives, à la date du rapport.	Factures, billets, originaux de bordereaux, reçus de guichets automatiques, etc.

Option académique

	Rendez-vous	Confirmation
10, 20, 26, 44, etc.	Reflet des matériaux, travaux, services payés avec une carte d'entreprise, conformément au rapport avec pièces justificatives à la date de sa mise à disposition	Billets, reçus, originaux des bordereaux, reçus terminaux, etc.
	Reflet d'une transaction effectuée avec une carte, mais non enregistrée sur un compte bancaire	Information comptable.
	Reflet du montant des biens payés, travaux, services, espèces retirés de la carte, dans le cadre des personnes assujetties au jour de leur réflexion sur le relevé bancaire	Relevé bancaire avec décryptage par cartes.

Si la date rapport de carte d'entreprise coïncide avec le jour où la transaction a été reflétée dans le relevé bancaire, les écritures sont effectuées selon la première option.

De plus, pour les deux options, les montants des dommages doivent être pris en compte :

		Rendez-vous	Confirmation
		Reflet du montant des dommages matériels causés par le défaut du salarié de présenter des pièces justificatives ou en lien avec l'utilisation des fonds de la carte pour des besoins personnels	Relevé bancaire, relevé comptable.
		Indemnisation du préjudice subi par un salarié par le biais de la caisse de l'entreprise ou par prélèvement sur le salaire	Attestation comptable, bordereau de crédit.

Rapport de carte d'entreprise : exemple

L'employé qui a reçu les fonds pour le rapport doit fournir un document qui énumère tous les frais engagés. Des pièces justificatives y sont jointes. Les prescriptions correspondantes sont établies dans la Procédure approuvée par instruction de la Banque Centrale.

Par ordre du Comité national des statistiques de 2001, le formulaire standard du rapport pour AO-1 a été approuvé.

Dans le formulaire, cependant, il n'y a pas de lignes dans lesquelles il est possible de refléter les transactions sur les cartes d'entreprise. Il y a deux façons de régler la situation :

Complétez le formulaire standard. Comme établi dans la Procédure, l'organisation a le droit d'ajouter des lignes supplémentaires au formulaire unifié.
Développez le formulaire vous-même. Les formulaires unifiés à partir du 01.01.2013 ne sont pas considérés comme obligatoires pour les entreprises. La disposition correspondante découle de la loi fédérale n° 402.

Regardons un exemple. L'employé a été délivré Carte d'entreprise Sberbank, sur lequel 50 000 roubles sont disponibles. Il a été chargé d'acheter un appareil multifonctionnel dont le coût est de 110 000 roubles. Conformément à l'ordre de paiement, 65 000 roubles ont été transférés sur la carte. Après l'achat de l'appareil, le solde était de 5 000 roubles.

Un comptable d'entreprise complète le formulaire de rapport standard de plusieurs lignes. Tout d'abord, des colonnes sont prévues pour refléter le montant des fonds à la date de début d'utilisation de la carte :

« Solde de la carte ». Cette ligne est renseignée si le salarié n'a pas remis l'instrument de paiement.
"Délivrance de la carte n°…". Cette ligne indique si l'instrument de paiement a été émis avant l'exécution de la tâche.

Le solde de la carte est reconnu dans les conditions de l'exemple égal à 0, puisque l'employé a reçu la carte avant l'exécution de la commande. La ligne "Carte émise" indique son numéro et le montant disponible.

Pour refléter le réapprovisionnement des fonds, la colonne "Ordre de paiement" a été ajoutée au rapport. La date et le numéro du document sont indiqués ici.

La ligne "Total" doit contenir le solde de la carte émise et le montant du virement supplémentaire. Dans les conditions de l'exemple, le total est de 115 000 roubles.

Au verso du rapport, les documents avec lesquels l'employé confirme les dépenses doivent être énumérés. L'employé doit indiquer la date des dépenses et le montant.

Retrait d'espèces

Lors de l'élaboration d'un formulaire de rapport, il est nécessaire de prévoir une situation dans laquelle un employé ne sera pas en mesure de payer des services ou des biens par virement bancaire. En conséquence, l'employé devra encaisser le montant requis.

Pour refléter de telles opérations, les lignes suivantes sont ajoutées :

Retiré de la carte.
Argent dépensé.
"Entrée dans la carte par le terminal".
« Solde de trésorerie ».

Toutes les transactions avec des fonds sont reflétées au recto du rapport.

Réception des documents

L'employé responsable doit remettre le rapport au comptable ou au chef d'entreprise. Après cela, le document est vérifié, puis approuvé par le directeur de l'organisation.

Les biens et services achetés par l'employé sont comptabilisés. L'employé reçoit un récépissé d'acceptation du rapport - au bas du formulaire. S'il n'est pas fourni sous la forme élaborée par l'entreprise, le récépissé est établi sous quelque forme que ce soit.

Approbation du formulaire

Selon les règles générales, le gestionnaire doit approuver le formulaire élaboré par l'entreprise de manière indépendante. Une telle prescription est établie dans la loi fédérale n° 402. La même exigence s'applique si l'organisation utilise un formulaire unifié.

Typiquement, des échantillons de blancs pour les documents primaires sont donnés dans les annexes à l'arrêté d'approbation des politiques comptables.

Ouvrir un compte

Pour créer un compte avec des cartes d'entreprise, l'entreprise aura tout d'abord besoin des documents nécessaires à l'ouverture d'un compte bancaire classique. De plus, il est nécessaire de rédiger une demande dont le formulaire est fourni par la banque. Il est écrit pour chaque employé titulaire de la carte. Sont également joints des documents par lesquels les employés concernés sont identifiés. Il s'agit notamment d'un passeport, ainsi que des documents attestant des relations juridiques du travail avec l'entreprise (copie du contrat). La banque peut demander d'autres papiers si nécessaire.

La carte d'entreprise de Sberbank est utilisée pour stocker les fonds de l'entreprise, mais est émise au nom d'un employé qui a le droit d'utiliser cet argent pour les besoins de l'entreprise. Ces fonds sont alloués au rapport, il est donc nécessaire de fournir au service comptable des documents confirmant l'utilisation des finances aux fins prévues.

Rendez-vous

L'objectif principal d'une telle carte est faciliter le processus de dépense des fonds et de faciliter le contrôle de ces coûts.

D'un point de vue technique, il s'agit d'une carte de débit ordinaire., cependant, il existe la possibilité d'ouvrir un compte de crédit pour une entreprise, qui remplira également les fonctions d'une entreprise.

Un tel outil de stockage et de gestion des fonds d'entreprise est pertinent pour les personnes en déplacement professionnel, où des dépenses planifiées ou imprévues peuvent être nécessaires.

La production de l'un des quatre types de « plastique » est possible :

Visa d'affaires ;
Affaires MasterCard ;
version spéciale « Entreprise » ;
Option "Budget".

Dans ce dernier cas, l'employé peut encaisser n'importe quel montant. Les deux premières options sont considérées comme les plus courantes et sont émises pour toutes les organisations qui ont leur propre compte personnel. Si nécessaire le compte peut être réapprovisionné en devises et utilisez le « plastique » dans d'autres pays pour les paiements sans numéraire.

La période de validité standard est de trois ans. Selon les limites fixées par l'organisation, vous pouvez soit dépenser des montants illimités, soit utiliser un budget spécifique. Dans le même temps, pour la variante de la carte d'entreprise de la Sberbank "Budget", il existe certaines limites de retrait et de retrait d'argent.

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Quels sont les avantages pour l'entreprise et les employés

Lors de l'utilisation de telles cartes, la direction de l'organisation n'a pas besoin de remettre de l'argent aux employés détachés. Cela est particulièrement vrai dans les cas où il est impossible de déterminer immédiatement combien d'argent sera nécessaire pour les dépenses de divertissement et d'affaires ou lorsqu'une personne voyage à l'étranger.

De plus, on peut noter les avantages suivants :

La possibilité de faire une analyse détaillée des dépenses via le service bancaire sur Internet et sur la base des informations sur le retrait de fonds.
Réduction du temps et des ressources financières pour les dépenses de fonctionnement et de trésorerie.
Gestion facile des comptes et des limites.
Pas besoin pour un voyageur d'affaires de garder de l'argent avec lui à tout moment.
La possibilité d'économiser les fonds de l'entreprise même si la carte est perdue en la bloquant.

Toutes les transactions liées aux fonds sont effectuées en mode sécurisé à l'aide des technologies MasterCard SecureCode et Verified by Visa, ce qui garantit une protection supplémentaire contre les intrus lors des paiements sans numéraire et des transactions sur Internet.

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