Récemment, les paiements par carte d'entreprise sont devenus monnaie courante pour la plupart des entreprises. Ces instruments de paiement sont faciles à utiliser.

Comptabilité des cartes d'entreprise assez simple. En règle générale, les comptables expérimentés n'ont aucun problème à enregistrer les transactions. Des difficultés peuvent survenir lors de la compilation par l'employé à qui il a été délivré. Ensuite, nous examinerons les caractéristiques de la réflexion des opérations.

informations générales

Les cartes d'entreprise sont appelées cartes bancaires, dont les fonds appartiennent à l'organisation. Avec leur aide, le paiement des dépenses engagées par les salariés dans le cadre de leurs activités professionnelles est effectué.

Peut être emporté paiement par carte d'entreprise frais de voyage, d'affaires, d'accueil. Cet instrument de paiement n'est pas utilisé à des fins personnelles de l'employé, créditant ses revenus, ainsi que des avantages sociaux.

Sortes

Il existe des cartes de crédit et de règlement (débit). Avec l'aide de ce dernier, le paiement est effectué au détriment des fonds situés sur le compte de l'entreprise, ou d'un découvert.

Pour les cartes de crédit, en conséquence, les règlements sont effectués au détriment des fonds empruntés fournis par la structure bancaire.

Caractéristiques de l'opération

Le réapprovisionnement se fait par virement bancaire. Pour ce faire, un ordre de paiement est adressé à l'organisme bancaire.

Les fonds sont dépensés uniquement avec l'utilisation de la carte. Il peut s'agir à la fois de transactions ordinaires non monétaires et de retraits en espèces.

Aux cartes d'entreprise les limites de règlement fixées par la Banque centrale pour les règlements en espèces ne s'appliquent pas. Parallèlement, les organismes bancaires, guidés par les recommandations de la Banque centrale, peuvent fixer une limite d'émission. Par exemple, par Carte d'entreprise Sberbank le montant maximum est de 100 000 roubles par jour.

Avantages des instruments de paiement

Les avantages suivants de l'utilisation des cartes d'entreprise peuvent être notés :

• Contrôle des dépenses des employés. Tout d'abord, toutes les transactions seront reflétées dans le compte de l'entreprise. Deuxièmement, il est formé, ce qui reflète toutes les dépenses engagées pour une période donnée.
• La possibilité d'utiliser les fonds à tout moment. Accès à l'argent du compte 24 heures sur 24.
• Blocage opérationnel de la carte en cas de problème.
• Possibilité d'utiliser les fonds lors de voyages d'affaires à l'étranger. Il n'est pas nécessaire d'acheter des devises étrangères en quittant la Fédération de Russie. Dans le même temps, un employé qui se trouve à l'étranger peut être opérationnel depuis la Russie.
• Gain de temps important lors de la réservation et du paiement des billets, des chambres d'hôtel.

Notification de l'IFTS et des fonds

Les informations sur le compte ouvert doivent être envoyées à la CRF, au VSS et au service des impôts. Actuellement, la notification est envoyée par l'organisme bancaire lui-même, au service du compte.

La notification est faite dans les 7 jours (ouvrés).

Nuances importantes

Cartes d'entreprise pour les personnes moralesémis pour des employés spécifiques de l'entreprise, c'est-à-dire qu'ils sont nominaux.

Reflet des opérations dans comptabilité des cartes d'entreprise effectués, en règle générale, sur un compte séparé.

Un compte bancaire peut être ouvert à la fois en roubles et en devises étrangères. Dans ce cas, dans le premier cas, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un compte en devises supplémentaire. Conformément au règlement de la Banque centrale n° 266-P, paiement par carte d'entreprise peuvent également être effectués dans une devise autre que la devise du compte. Lors de la réception, par exemple, de dollars, le système de la banque convertira le montant requis (convertira automatiquement les roubles en dollars).

Objectifs de dépenses

Des actes réglementaires établissent une liste des transactions pouvant être effectuées en devises étrangères à l'aide d'une carte d'entreprise :

• Réception d'espèces en devises étrangères à l'étranger de la Fédération de Russie pour payer la représentation, les frais de voyage.
• Paiement des dépenses (représentation / voyage) dans les organisations commerciales / de services en devises étrangères en dehors de la Russie.

Les autres transactions sont considérées comme illégales. Le contrôle du respect de la liste est assuré par la structure bancaire.

Document local de l'organisation

L'entreprise devrait élaborer une loi qui définit les règles de base pour l'utilisation des cartes d'entreprise. Ce document doit définir :

• Une liste des opérations et des dépenses qu'un employé est autorisé à effectuer.
• Limites de règlement.
• Procédure de provision rapport de carte d'entreprise.
• Informations sur l'inadmissibilité de la divulgation du code PIN à des tiers.
• La période pendant laquelle un employé est tenu de soumettre un rapport préalable sur une carte d'entreprise. Dans le même paragraphe, il convient de lister les documents qui confirmeront l'information.

Outre:

• Par ordre du chef, le cercle des employés habilités à recevoir des cartes d'entreprise est déterminé.
• Des accords de responsabilité sont conclus avec les salariés concernés.
• Les salariés porteurs de cartes doivent connaître la procédure d'utilisation des cartes sous signature.

La restitution et l'émission des instruments de paiement s'effectuent dans un registre spécial.

Caractéristiques de réflexion

Comptabilité du compte courant effectué à l'entreprise sur le compte. 55. Un sous-compte lui est ouvert 55.4.

Si le compte est provisionné, il est conseillé de créer des sous-comptes de second ordre : « Solde minimum » et « Limite de paiement ».

Si l'organisme a ouvert plusieurs comptes (pour chaque carte), alors le sous-compte 55.4 est créé pour chacun d'eux. Si plusieurs cartes de différents employés qui effectuent des paiements dans la limite générale sont émises sur un même compte, la nécessité de conserver des enregistrements analytiques dans le contexte des titulaires est déterminée par l'entreprise de manière indépendante.

Dans les cas où une carte d'entreprise est liée à un seul compte courant, il est conseillé de créer un sous-compte au compte. 51 ou 52.

Comptabilité des opérations

Pour plus de commodité, les règles d'enregistrement des transactions sont présentées dans le tableau :

		But	Confirmation
		Transfert du montant de la limite de paiement et du solde minimum (en roubles) du compte de règlement de l'entreprise au compte de carte (rouble)	Extrait.
		Transfert de la limite de paiement et du solde minimum en devise étrangère d'un compte en devise étrangère vers un compte d'entreprise.	Document de paiement, relevé bancaire.
		Réception des fonds crédités sur le compte carte à la date d'un crédit unique, si un accord approprié a été conclu avec la structure bancaire	Mandat bancaire, relevé bancaire.
		Réception des fonds de crédit sur le compte de la carte le jour du paiement par les fonds de crédit d'un organisme bancaire en l'absence d'argent propre de l'entreprise, si un accord de découvert est signé avec la banque	Relevé bancaire, mandat.
		Paiement des frais bancaires pour l'émission, l'émission, le service d'une carte
		Calcul des intérêts sur un prêt fourni par une carte d'entreprise	Relevé bancaire, relevé comptable.
		Transfert de fonds pour rembourser un prêt ou des intérêts sur un prêt reçu dans le cadre de l'utilisation d'une carte	Ordre de paiement (document), relevé bancaire.

Pour refléter le réapprovisionnement carte d'entreprise en "1C"Le document "Radiation de compte" est utilisé. Il se trouve dans la section "Banque et caisse".

Comptabilité de règlement

Il existe deux options pour enregistrer les transactions : simplifiée et académique. Leurs caractéristiques sont présentées dans les tableaux.

Manière simplifiée

		But	Confirmation
		Reflet des montants des travaux, services, biens payés par la carte, ainsi que des espèces retirées de la carte dans le cadre des titulaires (salariés déclarants) à la date indiquée sur le relevé bancaire	Relevé bancaire avec application de décryptage pour les cartes d'entreprise.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 etc...		Reflet des matériaux, travaux, services rémunérés, conformément au rapport préalable remis par le salarié avec pièces justificatives jointes, à la date du rapport.	Factures, billets, bordereaux originaux, reçus de guichet automatique, etc.

option académique

		But	Confirmation
10, 20, 26, 44 etc...		Reflet des matériaux, travaux, prestations payés par une carte d'entreprise, conformément au rapport avec pièces justificatives à la date de sa remise	Billets, reçus, bordereaux originaux, reçus de terminal, etc.
		Reflet d'une transaction effectuée sur une carte, mais non comptabilisée sur un compte bancaire	Information comptable.
		Reflet du montant des biens, travaux, services, espèces payés retirés de la carte, dans le contexte des personnes responsables au jour où ils sont reflétés sur un relevé bancaire	Relevé bancaire avec les détails de la carte.

Si la date rapport de carte d'entreprise coïncide avec le jour où la transaction est reflétée dans le relevé bancaire, les écritures sont effectuées selon la première option.

De plus, pour les deux options, le montant des dommages doit être pris en compte :

		But	Confirmation
		Reflet du montant des dommages matériels subis du fait de la non-présentation des pièces justificatives par le salarié ou en relation avec l'utilisation des fonds de la carte pour des besoins personnels	Relevé bancaire, relevé comptable.
		Indemnisation d'un préjudice par un employé via la caisse de l'entreprise ou par retenue sur les revenus	Relevé comptable, note de crédit.

Rapport de carte d'entreprise : exemple

L'employé qui a reçu les fonds dans le cadre du rapport doit fournir un document décrivant tous les frais encourus. Des pièces justificatives y sont jointes. Les instructions pertinentes sont établies dans la Procédure approuvée par les instructions de la Banque Centrale.

Par ordre du Comité national des statistiques de 2001, le formulaire standard du rapport AO-1 a été approuvé.

Dans le formulaire, cependant, il n'y a pas de lignes dans lesquelles il est possible de refléter les opérations sur les cartes d'entreprise. Vous pouvez régler la situation de deux manières :

• Remplissez le formulaire standard. Comme établi dans la procédure, l'organisation a le droit d'ajouter des lignes supplémentaires au formulaire unifié.
• Concevez votre propre formulaire. Les formulaires unifiés à partir du 01.01.2013 ne sont pas considérés comme obligatoires pour les entreprises. La disposition correspondante découle de la loi fédérale n° 402.

Prenons un exemple. L'employé a reçu Carte d'entreprise Sberbank, où 50 000 roubles sont disponibles. Il a été chargé d'acheter un appareil multifonctionnel dont le coût est de 110 000 roubles. Conformément à l'ordre de paiement, 65 000 roubles ont été transférés sur la carte. Après l'achat de l'appareil, le solde s'est avéré être de 5 000 roubles.

Le comptable de l'entreprise complète le formulaire standard du rapport avec plusieurs lignes. Tout d'abord, des colonnes sont fournies pour refléter les montants des fonds à la date d'utilisation de la carte :

• "Solde sur la carte." Cette ligne est remplie si l'employé n'a pas remis l'instrument de paiement.
• "Délivrance de la carte n°...". Cette ligne contient des informations si l'instrument de paiement a été émis avant l'exécution de la tâche.

Selon les conditions de l'exemple, le solde de la carte est reconnu égal à 0, puisque la carte a été délivrée au salarié avant la fin de la mission. La ligne "Émis une carte" indique son numéro et le montant disponible.

Pour refléter la reconstitution des fonds, la colonne "Ordre de paiement" a été ajoutée au rapport. La date, le numéro du document est indiqué ici.

La ligne "Total" doit contenir le montant du solde de la carte émise et le montant du virement supplémentaire. Selon les conditions de l'exemple, le total est de 115 000 roubles.

Au verso du rapport, les documents par lesquels l'employé confirme les dépenses engagées doivent être énumérés. L'employé doit indiquer la date de la dépense et le montant.

Retrait d'espèces

Lors de l'élaboration d'un formulaire de rapport, il est nécessaire de prévoir une situation dans laquelle l'employé ne pourra pas payer des services ou des biens par virement bancaire. En conséquence, l'employé devra encaisser le montant requis.

Les lignes suivantes sont ajoutées pour refléter ces opérations :

• "Supprimé de la carte."
• "L'argent dépensé."
• "Ajouté à la carte via le terminal."
• "Solde de trésorerie".

Toutes les transactions avec des fonds sont reflétées sur le devant du rapport.

Accusé de réception du document

L'employé responsable doit remettre un rapport au comptable ou au chef d'entreprise. Après cela, le document est vérifié, puis approuvé par le directeur de l'organisation.

Les biens, services achetés par un employé sont crédités. L'employé reçoit un reçu pour l'acceptation du rapport - au bas du formulaire. S'il n'est pas prévu dans le formulaire élaboré par l'entreprise, le récépissé est établi sous une forme arbitraire.

Approbation du formulaire

Selon les règles générales, le responsable doit approuver le formulaire élaboré par l'entreprise de manière indépendante. Une telle exigence est établie dans la loi fédérale n ° 402. La même exigence s'applique également si l'organisation utilise un formulaire unifié.

Habituellement, des modèles de formulaires de documents primaires sont donnés dans les annexes de l'arrêté d'approbation de la politique comptable.

Ouverture de compte

Pour créer un compte avec des cartes d'entreprise, l'entreprise aura d'abord besoin des documents nécessaires à l'ouverture d'un compte régulier. De plus, vous devez rédiger une demande dont le formulaire est fourni par la banque. Elle est rédigée pour chaque salarié-titulaire. Les documents par lesquels les employés concernés sont identifiés sont également joints. Il s'agit en particulier d'un passeport, ainsi que de documents confirmant les relations de travail avec l'entreprise (une copie du contrat). La banque peut demander d'autres papiers si nécessaire.

Sberbank of Russia est la plus grande structure bancaire nationale qui offre à de nombreux clients uniquement la meilleure qualité et des produits qui contribuent à élever le niveau de la vie privée et professionnelle. Une offre unique pour les personnes morales et les entrepreneurs est la carte d'entreprise Sberbank - la meilleure alternative au chéquier habituel, alliant fonctionnalité et facilité d'utilisation.

Qu'est-ce qu'une carte d'entreprise Sberbank. Son objet, ses possibilités et ses conditions d'utilisation

Autrefois, la plupart des entreprises et des organisations utilisaient des chéquiers spéciaux, grâce auxquels les activités commerciales étaient plus pratiques. Aujourd'hui, de nouveaux produits financiers sont en cours de développement, beaucoup plus avantageux en termes de commodité et de sécurité. L'une de ces options est une carte d'entreprise pour les entrepreneurs individuels et les personnes morales, qui peut être obtenue dans n'importe quelle succursale de la Sberbank. Une carte de ce type est délivrée à un citoyen spécifique qui utilise les fonds de l'entreprise reçus au bilan, suivi d'un rapport sur leur utilisation.

Pourquoi est-ce?

La carte de visite Sberbank est nécessaire pour effectuer un certain nombre d'actions dans l'intérêt de l'entreprise, notamment:

• paiement de services et achat de biens pour l'entreprise ;
• mise en œuvre de paiements autres qu'en espèces ;
• prise en charge des frais de déplacement, ainsi que des frais de représentation ;
• paiement autre qu'en espèces pour tous les besoins économiques de l'entreprise;
• retrait d'espèces en vue de payer des biens et services nécessaires aux activités de l'entreprise.

Types de cartes

Une carte d'entreprise peut être de débit ou de crédit. Les paiements par carte de débit peuvent être effectués dans les limites des fonds sur la carte. En conséquence, les paiements par le titulaire d'une carte de crédit d'entreprise peuvent être effectués dans la limite de crédit établie par la Sberbank.

Les principaux avantages d'une carte d'entreprise pour les propriétaires et les employés de l'entreprise

L'enregistrement d'une carte d'entreprise ouvre de nombreuses opportunités pratiques pour les propriétaires de tout type d'entreprise. Grâce à ce produit bancaire, ils peuvent :

• un gain de temps significatif sur toutes les opérations comptables importantes ;
• exercer un contrôle sur la discipline financière des employés de l'entreprise ;
• tenir des registres comptables avec un maximum de commodité ;
• économiser considérablement l'argent de l'entreprise grâce à un contrôle et une organisation compétente.

Une telle carte est également nécessaire pour les employés de l'entreprise afin d'améliorer et de simplifier de nombreux aspects importants de leurs activités professionnelles. Posséder une carte d'entreprise offre les possibilités suivantes :

• un accès gratuit au financement à tout moment ;
• manque de risques de transport de gros fonds;
• retrait d'espèces dans n'importe quelle devise du monde lors de voyages d'affaires à l'étranger ;
• réservation pratique, ainsi que le paiement des documents de voyage et des hôtels;
• pas besoin de lever vos propres fonds ;
• blocage simple et rapide d'une carte bancaire en cas de perte ou de vol ;
• déclaration facile de toutes les dépenses et déplacements professionnels au service comptable.

Conditions d'utilisation

La Sberbank de Russie prévoit plusieurs conditions importantes pour l'ouverture d'une carte d'entreprise et son fonctionnement ultérieur. Premièrement, l'entreprise doit avoir un compte d'entreprise ouvert. Deuxièmement, il est nécessaire de constituer un registre complet des employés qui utiliseront ce produit bancaire. Troisièmement, il est nécessaire de fixer des limites à l'utilisation des fonds et de réapprovisionner le compte.

En raison de nombreux avantages, la carte d'entreprise Sberbank reçoit des commentaires positifs de la part des clients. La présence de ce produit bancaire simplifie grandement l'ensemble des opérations financières de l'entreprise.

Il convient également de noter que ce type de carte n'est pas destiné à la délivrance des salaires et à la mise en œuvre des diverses prestations sociales.

Tarifs en vigueur pour l'utilisation d'une carte d'entreprise

Avant d'activer une carte d'entreprise Sberbank, vous devez vous familiariser avec les tarifs en vigueur. Ce produit bancaire est émis gratuitement et une maintenance annuelle supplémentaire est effectuée conformément au plan tarifaire et au type de carte sélectionnés.

Le coût de la maintenance annuelle des cartes MasterCard Business et Visa Business les plus prestigieuses ouvertes en roubles russes est de 1 200 roubles et en étranger - 50 euros ou dollars, respectivement. Lors de l'ouverture de telles cartes, il est nécessaire de verser une contribution initiale obligatoire, dont le montant dépasse deux fois le paiement annuel. Le paiement annuel pour l'option "Corporate" pour chaque titulaire de carte est de 250 roubles. Une carte Visa Business "budget" implique à la fois une ouverture et une maintenance ultérieure absolument gratuites.

Règles d'émission d'une carte d'entreprise Sberbank

Une carte d'entreprise de la Sberbank est un instrument financier très pratique pour les entreprises. Avec son aide, vous pouvez contrôler pleinement la rotation des liquidités et gérer les dépenses avec une efficacité maximale. Les fonds déposés via un guichet automatique ou un terminal sont instantanément crédités sur le compte de la carte d'entreprise. Pour une gestion pratique des cartes, la banque en ligne Sberbank Business Online est utilisée, dans laquelle vous pouvez facilement demander une émission et une réémission, définir des limites optimales et, si nécessaire, modifier les informations sur le titulaire.

Tout d'abord, vous devez comprendre comment créer une application pour l'émission de cartes d'entreprise à la Sberbank. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les services bancaires par Internet ou vous rendre personnellement au bureau de la banque où le compte de l'entreprise est géré pour remplir un questionnaire selon un échantillon approuvé. La demande doit préciser le nombre exact de cartes requises. La prochaine étape importante consiste à fixer des limites confortables pour les dépenses des entreprises. Après quelques jours, la carte terminée peut être reçue au bureau de la banque. Le paiement de la commission pour son entretien annuel se fait au moment de la réception.

Caractéristiques d'utilisation de la carte Corporate

Avant de commencer à utiliser une carte Corporate de Sberbank, il est important de considérer que tous les fonds qu'elle contient appartiennent à l'entreprise, et non à un employé spécifique, par conséquent, chaque transaction financière effectuée nécessite une comptabilité stricte dans le service comptable. Afin de pouvoir effectuer des transactions financières, il est nécessaire de réapprovisionner le compte du montant requis dans la limite. Un transfert vers une carte de visite Sberbank est effectué dès que possible, ce qui facilite son utilisation pour payer les voyages d'affaires des employés, pour acheter des biens d'entreprise et également pour transférer des fonds à des partenaires commerciaux. La restriction à l'utilisation d'une telle carte est le calcul des salaires et le paiement des prestations sociales.

Le retrait d'espèces peut être effectué à n'importe quel guichet automatique, en Russie et à l'étranger. Cette opération est confirmée par un chèque approprié, qui doit être soumis au service comptable de l'entreprise pour rapport.

La carte d'entreprise Sberbank est l'instrument de paiement le plus pratique qui remplace le chéquier traditionnel et ouvre de nouvelles opportunités commerciales.

Soit dit en passant, toutes les modifications majeures apportées à une carte d'entreprise peuvent être effectuées dans Sberbank Business Online.

Nous vous recommandons également de souscrire à un service complet d'assurance carte d'entreprise. L'entrepreneur peut choisir lui-même le montant de la protection d'assurance. Il varie de 20 000 r. jusqu'à 1 000 000 roubles Les services d'assurance dans le cadre du programme d'assurance de la carte d'entreprise sont fournis par LLC IC Sberbank Insurance (licence SI n° 4331 délivrée par la Banque de Russie le 05 août 2015 pour une durée indéterminée).

Les frais d'assurance minimum sont de 700 roubles. (avec un montant d'assurance de 20 000 roubles), maximum - 8 000 roubles. (avec un montant d'assurance de 1 000 000 de roubles) par an.

L'utilisation des cartes d'entreprise comme moyen de paiement devient de plus en plus populaire. Cela est dû au fait que ces cartes constituent un moyen fiable et pratique de payer les dépenses liées aux activités commerciales de l'organisation, principalement les frais de déplacement et de représentation. À quoi ressemble le processus d'émission des cartes d'entreprise dans la pratique ? Quels documents confirment les dépenses engagées ? Quelles autorités doivent être informées de l'ouverture d'un compte bancaire spécial ?

Qu'est-ce qu'une carte bancaire entreprise ?

Une carte d'entreprise, comme toute autre carte bancaire en plastique, est un moyen de paiement nominal destiné à payer des biens ou des services, ainsi qu'à recevoir des espèces aux distributeurs automatiques de billets et aux banques.
La procédure de circulation des cartes bancaires sur le territoire de la Fédération de Russie est régie par le Règlement sur l'émission de cartes bancaires et sur les opérations effectuées avec des cartes de paiement, approuvé par la Banque de Russie le 24 décembre 2004 N 266-P. Il convient de noter qu'un certain nombre de modifications ont été apportées au texte de ce règlement N 266-P par les instructions N 2862-U, qui entreront en vigueur le 1er juillet 2013 (instructions de la Banque de Russie du 10 août 2012 N 2862-U "Modifications du règlement de la Banque de Russie du 24 décembre 2004 N 266-P "Sur l'émission de cartes bancaires et sur les opérations effectuées à l'aide de cartes de paiement" enregistré auprès du ministère de la Justice le 21 novembre 2012 N 25863).

Compte tenu des modifications apportées à la clause 1.5 du règlement N 266-P, il est établi qu'un établissement de crédit est habilité à émettre des cartes bancaires des types suivants : cartes de règlement (débit), cartes de crédit et cartes prépayées, dont les titulaires sont des personnes physiques, y compris celles autorisées par des personnes morales, des entrepreneurs individuels.
Une caractéristique distinctive d'une carte d'entreprise est que la personne à qui elle est délivrée doit être un employé de l'organisation qui a conclu un accord pour l'émission d'une telle carte, tandis que l'employé reçoit un accès complet à l'un des comptes de la personne morale, c'est-à-dire qui gère les fonds de l'organisation.
Pour chaque carte, une limite de dépenses individuelle peut être définie. Vous pouvez définir à la fois des limites de dépenses permanentes sur les cartes et des limites temporaires en spécifiant une période de temps. De plus, lorsque vous utilisez des cartes d'entreprise, vous pouvez définir des limites sur différentes catégories de dépenses : paiements en espèces et non en espèces, transactions à l'étranger, etc.

Habituellement, lors de l'utilisation de cartes d'entreprise, un certain nombre d'exigences et de restrictions sont définies :

• il n'est pas permis de créditer des fonds sur un compte de carte spécial par transfert autre qu'en espèces de fonds à partir de comptes de tiers ;
• les dépenses personnelles sur les cartes d'entreprise sont interdites, car toutes les transactions sont reflétées dans le compte de l'organisation;
• étant donné que les fonds retirés d'une telle carte sont considérés comme des fonds émis en vertu du rapport, la préparation d'un rapport approprié est requise. La Banque a le droit de demander des documents primaires pour toutes les transactions effectuées avec des cartes d'entreprise (factures d'hébergement, titres de transport, reçus, chèques et autres documents avec les reçus originaux des terminaux électroniques, des distributeurs automatiques de billets, ainsi que des rapports de voyage, si des fonds sont débités de le compte des frais de déplacement);
• conformément aux exigences de la législation monétaire de la Fédération de Russie, lors de transactions en devises étrangères à l'aide de cartes, y compris lors de paiements transfrontaliers, l'organisation est tenue, dans les dix jours ouvrables à compter de la date de la transaction, de se soumettre à à la banque une justification documentaire de sa réalisation, y compris une note de frais avec l'application des documents de règlement pour chacune de ces opérations.

Quels sont les principaux avantages de travailler avec des cartes d'entreprise ?

L'utilisation des cartes d'entreprise présente un certain nombre d'avantages, tant pour l'organisation que pour les employés pour lesquels elles sont émises :

• gain de temps, car il n'est pas nécessaire de contacter la banque pour établir les documents permettant de recevoir des espèces du compte ou de les déposer sur le compte. Recevoir de l'argent est possible à tout moment à la fois à un guichet automatique et à la caisse de la banque, et pas nécessairement celle dans laquelle le compte est ouvert. Vous pouvez également déposer de l'argent sur le compte de l'organisation via un guichet automatique. De plus, les cartes des principaux systèmes de paiement sont acceptées dans la plupart des points de vente et de services, des guichets automatiques et des banques du monde. Le travail non seulement des services de trésorerie, mais également des employés comptables est facilité, car il n'est pas nécessaire d'émettre des avances pour les frais de voyage et de suivre le retour des fonds en espèces comptables non dépensés pour un voyage d'affaires;
• réduire les coûts et minimiser les risques associés à la réception, au transport et au stockage des espèces ;
• simplification de la comptabilité et contrôle des dépenses des employés en ouvrant un compte carte spécial qui permet d'enregistrer les transactions sur toutes les cartes professionnelles de l'entreprise (ou plusieurs comptes cartes spéciaux pour enregistrer les transactions séparément pour chaque carte ou groupe de cartes);
• conversion automatique des fonds en roubles en devises étrangères lors du paiement de services à l'étranger.

Est-il nécessaire d'émettre des cartes d'entreprise pour émettre de l'argent aux employés sous une forme autre qu'en espèces, ou pouvez-vous utiliser des cartes "salaires" ?

Cette question revient souvent chez les employeurs qui ont mis en place des projets « salariaux » dans leurs organisations. Rappelons qu'auparavant, dans la lettre n° 14-27/513 du 24 décembre 2008, la Banque de Russie avait signalé l'existence de restrictions sur la liste des transactions effectuées par des particuliers au moyen de cartes bancaires, conformément aux dispositions de l'actuel législation de la Fédération de Russie. Dans le même temps, des représentants de la Banque de Russie ont confirmé que la question de l'admissibilité du remboursement des dépenses liées aux voyages d'affaires en les transférant sur les comptes bancaires des employés - les personnes ouvertes aux transactions par carte bancaire, est dans le plan d'application de législation du travail. Ainsi, selon l'art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie, la procédure et le montant du remboursement des dépenses liées aux voyages d'affaires sont déterminés par une convention collective ou un acte réglementaire local.

Quant au service financier, il ne s'oppose pas à l'utilisation des fiches "salaire" pour les règlements avec les personnes responsables. Dans la lettre n° 14-03-03/728 du 05.10.2012, le ministère des Finances a noté qu'en raison de l'utilisation de technologies bancaires et d'autres technologies de paiement modernes, au lieu d'émettre des espèces, des paiements autres qu'en espèces sont introduits sur les comptes ouverts par ces salariés pour les règlements par carte de débit bancaire, émise par les établissements de crédit, y compris dans le cadre de projets « salariaux ».

Selon les responsables du département, il convient d'étendre le champ d'application des règlements (débit) cartes bancaires (en plus des règlements sur salaires dans le cadre de projets "salaires") aux règlements avec personnes responsables. Les avantages d'un mode de paiement tel que les règlements sans espèces avec des personnes responsables utilisant des cartes bancaires de règlement (débit) sont d'augmenter l'efficacité des processus de paiement et d'automatiser le rapprochement des règlements et le contrôle de la réception (crédit) des fonds et de leur utilisation .

Les règles d'organisation et de tenue des registres comptables avec les personnes responsables peuvent inclure des dispositions prévoyant des règlements avec elles à la fois en espèces et non en espèces. A titre d'exemple, les financiers ont cité la pratique en vigueur dans leur département : dans le cadre de la mise en œuvre de la politique comptable et compte tenu des dispositions de la convention collective, le ministère des Finances émet des fonds contre un rapport de frais de déplacement de manière non monétaire à la demande d'une personne redevable contenant les coordonnées nécessaires au virement sur le compte d'un employé du Ministère des Finances, ouvert dans un établissement de crédit, lors d'un déplacement professionnel :

• sur le territoire de la Fédération de Russie - dans la monnaie de la Fédération de Russie (en roubles) en utilisant des cartes bancaires utilisées dans le cadre du projet "salaire";
• sur le territoire d'États étrangers - en dollars américains à l'aide de cartes bancaires en devises émises par des établissements de crédit spécifiés dans la convention collective du ministère des Finances.

Quelle est la procédure d'émission des cartes d'entreprise ?

En règle générale, pour mettre en œuvre le projet « Corporate Card », une organisation doit ouvrir un deuxième compte bancaire en plus du compte bancaire existant spécifiquement pour les règlements utilisant des cartes d'entreprise. Pour cela, vous avez besoin de :

• rédiger une demande d'ouverture de compte ;
• rédiger une carte d'échantillon de signature;
• signer une convention de compte bancaire pour le règlement des transactions par carte d'entreprise ;
• établir une convention complémentaire de prélèvement automatique sur le compte principal.

Après avoir rempli tous les documents nécessaires et ouvert un deuxième compte courant, l'organisation soumet à la banque :

• s'inscrire pour l'émission des cartes bancaires (liste des porteurs de cartes d'entreprise) ;
• une demande de délivrance d'une carte d'entreprise (remplie et signée par le titulaire de la carte d'entreprise et convenue avec le responsable de l'organisation) ;
• les ordonnances d'extradition soient responsables devant les personnes indiquées dans le registre.

Noter! Une carte bancaire d'entreprise est délivrée directement au titulaire indiqué par l'organisme dans la demande de délivrance d'une carte bancaire, ou au mandataire du client agissant sur la base d'une procuration établie conformément aux prescriptions de la loi.

Quelles réglementations locales développer lors de la mise en place du projet « Corporate Card » ?

Afin d'enregistrer et de contrôler le mouvement des cartes d'entreprise d'une organisation, il est conseillé de développer une disposition appropriée. Il est possible de ne pas élaborer de disposition distincte sur la procédure d'utilisation des cartes d'entreprise, cependant, dans ce cas, la procédure d'utilisation de celles-ci devrait être prescrite dans un autre acte réglementaire local, par exemple, dans le règlement sur la procédure et le montant du remboursement des frais de voyage, l'émission de fonds comptables, la soumission de rapports préalables sur les frais de voyage et les dépenses économiques. A titre d'exemple, nous pouvons citer l'Ordre des chemins de fer russes du 7 novembre 2006 N 2193r, qui a approuvé le règlement sur l'émission d'argent pour un rapport. Ce règlement comporte une section distincte "Procédure d'utilisation d'une carte bancaire d'entreprise", qui définit :

• nomination d'une carte d'entreprise;
• motifs de délivrance d'une carte;
• les raisons de son utilisation;
• la procédure et les modalités de remise d'un rapport préalable sur les fonds utilisés via une carte bancaire d'entreprise ;
• la procédure de recouvrement auprès du salarié fautif de la somme détournée en l'absence de justificatifs attestant de l'utilisation prévue de la carte bancaire professionnelle ;
• responsable de la sécurité de la carte, ainsi que des dépenses pour celle-ci dans les limites de dépenses établies.

En plus de la disposition, il est nécessaire d'approuver le registre de comptabilité des cartes d'entreprise. Ce registre doit comprendre :

• numéros de carte ;
• NOM ET PRÉNOM. titulaires ;
• dates de transfert et de restitution des cartes.

Les faits de réception et de retour d'une carte d'entreprise doivent être confirmés par l'employé qui l'a reçue (restituée) et la personne responsable de la tenue des registres de ces cartes.

Quelle est la base de comptabilisation des montants des transactions effectuées avec les cartes d'entreprise ?

Les dépenses sont reflétées sur la base d'un registre de paiement émis par la banque ou d'un journal électronique.

Habituellement, les fonds sont débités ou crédités pour les transactions par carte au plus tard le jour ouvrable suivant le jour où la banque reçoit le registre de paiement ou le journal électronique d'un centre de règlement unique (ces documents peuvent alors être transférés à l'organisation).

Rappelons que les employés de l'organisation, lorsqu'ils utilisent la carte dans les magasins, hôtels et autres lieux de paiement, reçoivent des documents confirmant les dépenses engagées (chèques, factures d'hôtel, billets de voyage, reçus, factures, etc.). Ces documents doivent être accompagnés des bordereaux originaux, des reçus des terminaux électroniques et des guichets automatiques. Un employé de l'organisation doit soumettre tous ces documents avec le rapport préalable au service comptable de l'organisation.

Les mentions obligatoires que doit contenir un document relatif aux transactions par carte de paiement sont listées à l'article 3.3 du Règlement N 266-P. Ceux-ci inclus:

• identifiant d'un guichet automatique, d'un terminal électronique ou d'un autre moyen technique destiné à effectuer des transactions par carte de paiement ;
• type d'opération;
• Date de la transaction;
• Montant de la transaction;
• devise de la transaction;
• le montant de la commission (le cas échéant) ;
• Code d'autorisation;
• détails de la carte de paiement.

Les détails répertoriés doivent contenir des caractéristiques permettant d'établir de manière fiable une correspondance entre les détails de la carte de paiement et le compte de la personne morale, ainsi qu'entre les identifiants des organisations commerciales (service), des distributeurs automatiques de billets et des comptes bancaires du commerce (service ) organismes (clause 3.6 du règlement N 266-P).

Pour ton information. Le document sur les transactions par carte de paiement sur papier doit en outre contenir les signatures du titulaire de la carte de paiement et du caissier. Cette exigence ne s'applique pas aux cas où le document est établi dans un point de distribution de billets en utilisant un analogue d'une signature manuscrite.

Que faire dans une situation où, lors du retrait d'argent d'une carte bancaire, le guichet automatique n'émet pas de chèque confirmant l'opération? Il a été noté ci-dessus que ces contrôles sont joints par les personnes responsables au rapport préalable. Mais l'employé lui-même - la personne responsable n'a pas le droit de demander le chèque dont il a besoin à la banque. Cela est dû au fait que le client de la banque n'est pas un employé, mais une organisation. Par conséquent, l'organisation doit demander à la banque un extrait. Dans le même temps, la banque n'a pas le droit de refuser de délivrer un extrait (clause 2.1, section 2, partie III du règlement sur les règles de tenue de la comptabilité dans les établissements de crédit situés sur le territoire de la Fédération de Russie, approuvé par la Banque de Russie le 16 juillet 2012 N 385-P).

L'émission de cartes bancaires d'entreprise est-elle liée à la retenue à la source de l'impôt sur le revenu des salariés et à l'accumulation de primes d'assurance ?

Étant donné que les fonds transférés sur ces cartes appartiennent à l'organisation et non aux personnes qui les utilisent, il n'y a aucune obligation de payer l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les primes d'assurance (sauf preuve du contraire). Cependant, tous les documents justificatifs doivent être correctement exécutés. Les juges sont parvenus à de telles conclusions, notamment dans le décret du FAS SZO du 18.07.2011 N A05-11476 / 2010. Dans la décision du tribunal, il a été noté que selon l'accord, en utilisant les cartes, les opérations liées à l'activité économique de l'entreprise, y compris le paiement des frais de voyage et d'accueil, sont effectuées. Les arbitres ont estimé que les demandes de l'administration fiscale n'étaient pas fondées, puisque l'IFTS n'a pas vérifié le compte bancaire, n'a pas vérifié à quelles fins les fonds ont été débités de la carte d'entreprise et n'a pas apporté la preuve que les montants litigieux étaient l'avantage économique de les employés du mandataire fiscal.

Quelles autorités de régulation doivent être informées de l'ouverture d'un compte bancaire ?

Les contribuables, qu'il s'agisse d'organisations ou d'entrepreneurs individuels, sont tenus de notifier par écrit à l'administration fiscale l'ouverture ou la fermeture de comptes dans les sept jours (clause 1, clause 2, article 23 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Le formulaire de message et la procédure pour le remplir sont approuvés par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 09.06.2011 N MMV-7-6 / [courriel protégé]

En outre, les informations sur l'ouverture d'un compte bancaire dans les sept jours doivent être soumises à la Caisse de retraite de la Fédération de Russie et à la FSS, qui sont les organes contrôlant le paiement des primes d'assurance (clause 1, clause 3, article 28 de la loi fédérale de 24 juillet 2009 N 212-FZ).

Si une carte d'entreprise a été émise en plus d'un compte existant et qu'aucun nouveau compte bancaire n'a été ouvert, ni le bureau des impôts ni les autorités de contrôle des primes d'assurance n'ont besoin de fournir des informations.

Noter! Selon le paragraphe 1 de l'art. 118 du Code fiscal de la Fédération de Russie, une violation par un contribuable du délai fixé pour fournir à l'administration fiscale des informations sur l'ouverture ou la fermeture d'un compte auprès d'une banque entraîne une amende d'un montant de 5 000 roubles.

Il est destiné au paiement des dépenses liées à l'activité ou aux activités principales de l'entreprise, notamment les frais généraux, de représentation, de transport et de déplacement, ainsi que les encaissements. La carte ne peut pas être utilisée pour la paie et les paiements sociaux. À la base, une carte d'entreprise est un analogue des fonds émis pour un rapport. Peut être à la fois débiteur et créditeur.

Pour émettre une carte, une personne morale doit conclure un accord avec la banque sur l'émission et la maintenance des cartes d'entreprise, qui affiche des informations sur les employés qui utiliseront ces cartes. Les demandes des employés pour l'émission de cartes et les procurations pour eux de la société doivent être jointes au contrat. Et aussi, pour ouvrir un compte courant carte, vous devez présenter les documents pertinents à la banque.

Le nombre possible de cartes ouvertes sur le compte est déterminé par chaque banque à sa propre discrétion.

Avantages d'utiliser des cartes d'entreprise pour une organisation :

Réduire les coûts d'exploitation et le temps associés à l'émission des montants d'avance. L'entreprise n'a pas besoin de recevoir de l'argent de la banque pour les dépenses professionnelles, ni d'effectuer leur livraison et leur stockage;

Il n'est pas nécessaire d'acheter des devises étrangères pour les voyages d'affaires à l'étranger ou d'ouvrir un compte en devises étrangères, et il n'est pas nécessaire d'émettre des déclarations lors du passage des frontières. Les fonds seront débités du compte de carte de l'entreprise avec conversion automatique dans la devise du pays dans lequel se trouve le titulaire de la carte ;

Gestion et contrôle des dépenses de l'entreprise. La possibilité de fixer des limites sur les cartes et la connexion d'informations par SMS permettent un contrôle en temps réel des dépenses de fonds par un employé autorisé. Par exemple, une organisation peut réapprovisionner la carte ou augmenter la limite des voyages d'affaires à tout moment. La banque fournit également à l'entreprise un relevé détaillé des transactions par carte. De ce fait, le service comptable de l'entreprise peut contrôler les dépenses ciblées de fonds par les employés ;

La possibilité d'effectuer des paiements supérieurs à 100 000 roubles. Conformément aux instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 20 juillet 2007 n ° 1843-U, les règlements en espèces dans la Fédération de Russie entre les organisations, y compris les entrepreneurs individuels, liés à leurs activités entrepreneuriales, dans le cadre d'un accord peuvent être effectués en un montant ne dépassant pas 100 000 roubles Les règlements effectués avec une carte d'entreprise sont des paiements autres qu'en espèces - cette restriction ne s'applique donc pas aux transactions avec des cartes d'entreprise ;

Grâce à la carte, vous pouvez effectuer des achats sur Internet ;

Accès 24 heures sur 24 aux fonds sur le compte de l'organisation. Possibilité de recevoir de l'argent aux guichets automatiques à tout moment ;

La possibilité d'attacher toutes les cartes d'entreprise à un seul compte de carte avec une seule limite de dépenses pour tous les employés de l'organisation ou de diviser toutes les cartes d'entreprise en groupes avec leur propre limite de dépenses ;

Réduire le risque de perte ou de vol d'espèces. Si la carte est perdue, le client peut la bloquer, économisant ainsi les fonds ;

De plus, selon le type de carte et le programme de la banque, les cartes d'entreprise offrent certains types de rabais et d'avantages.

L'entretien annuel d'une carte d'entreprise dans les banques russes coûte en moyenne à partir de 1 000 roubles. Par exemple, à Avangard Bank, l'entretien annuel d'une carte MasterCard Business coûte 900 roubles et MasterCard Gold coûte 2 000 roubles. À St. Petersburg Industrial Joint Stock Bank (SIAB), l'entretien annuel d'une carte Visa Business coûtera 1 000 roubles. .

Les banques peuvent fixer un solde de compte minimum sur la carte. Ainsi, dans la banque "Avangard", il est égal à 10 000 roubles.